דירוג ותעדוף בין פרויקטים

בפוסט זה נעסוק בתעדוף פרויקטים עבור ארגונים קטנים ובינוניים. הנה כמה דוגמאות:

בית תוכנה שעובד על 10 פרויקטים עבור 8 לקוחות שונים.
פרילנס שיש לו 12 עבודות פתוחות.
ספק של מוצרים במיקור חוץ שעובד עם 5 לקוחות גדולים ועוד הרבה קטנים.

במקרים רבים הארגונים הנ"ל יגיעו למסה קריטית של פרויקטים שממנה ניהול הפרויקטים כבר לא יהיה פשוט. איך יודעים שצריך לעשות את השינוי? כאשר הסיטואציות הבאות חוזרות פעם אחר פעם:

המנכ"ל יתלונן:
- יש בלגן ואין לי שליטה על הפרויקטים.
- אנשים לא יודעים לפתור את הבעיות שלהם לבד והם כל הזמן באים אלי.
- אני עסוק בכיבוי שרפות.
- אני נהיה "סדרן עבודה" מזיז אנשים מפרויקט לפרויקט וממשימה למשימה כדי שלא יתבטלו.
העובדים יספרו:
- "משגעים אותנו", מזיזים אותי מפרויקט לפרויקט כמה פעמים
  באותו יום.
- חצי יום הולך לי בגלל המעבר מפרויקט לפרויקט. המעברים הללו לוקחים זמן, והמנהלים לא מבינים זאת.
- יש כל הזמן עיכובים, שלא תלויים בי ואני צריך להתעסק בהם. זה מתסכל! אני כבר כמעט לא עובד במקצוע שלי.
- יש אצלנו כזה לחץ , ואני לא מבין למה, זה לא שאנחנו חדר מיון או משהו כזה.
- אף פעם לא אומרים "לא" ללקוח, אפילו אם הבקשה שלו לא הגיונית ותעכב עכשיו פרויקט שלם.

התלונות והסימפטומים הללו מעידים על העדר מיקוד.

מה קורה בארגון שחי במציאות כזו:

תסכול מקיר לקיר.
סביבת עבודה לחוצה ולא נעימה.
איחור במסירה ללקוח מעבר לזמן הביטחון שנלקח בחשבון בעת סגירת העסקה.
הרבה זנבות של פרויקטים שכבר היו אמורים להסתיים מזמן.

והתוצאות:

ריבוי תלונות לקוחות.
תחלופת עובדים גבוהה או קושי למצוא ולהכשיר עובדים.
פגיעה ביכולת של הארגון לקבל פרויקטים חדשים, ביכולת לצמוח.
ובטווח הארוך… פגיעה בתוצאות העסקיות.

אז מה עושים? איך יוצרים מיקוד? מ ד ר ג י ם !

שלב ראשון – מכינים רשימת פרויקטים

אני נוהגת לשבת עם מי שמזרים את העבודה (זה יכול להיות ראש צוות, מנהל, או מישהו מהשיווק/ביזנס) ומבקשת לרשום על פתקאות את כל הפרויקטים הפתוחים – בכל פתק שם של פרויקט/לקוח אחד בלבד.

לפעמים כבר בשלב זה יש הפתעות, כאשר נזכרים בעוד ועוד פרויקטים פתוחים (זנבות, זוכרים?).
מספר הפתקים עשוי להיות כפול ממה שחשבנו בהתחלה.

שלב שני – מדרגים

סדרו את הפתקים בטור, מלמעלה למטה כך שלמעלה יהיה הפרויקט בעדיפות עליונה ולמטה זה שהכי פחות.

חישבו על סולם שבכל שלב שלו יש מקום רק לפתק אחד!
אסור שיהיו שני פתקים זה ליד זה, באותה דרגה.

באנגלית פעולת הדירוג נקראת RANKING – אין שני פתקים עם אותו דירוג. להבדיל מקביעת עדיפות PRIORITY שעשויה להתפרש כך ששני פתקים יכולים לקבל אותה עדיפות.

סביר להניח שיתעוררו שאלות כגון – איך לדרג? לפי איזה קריטריון? איך אני יודע מה יותר חשוב ממה? הרי הכל חשוב…

שיטות לדירוג

הנה כמה קריטריונים שימושיים ולא מסובכים לקביעת דירוג של פרויקטים. מומלץ לנסות ולבחון מה משרת אתכם הכי טוב. אין כאן נכון או לא נכון ואין משהו שנכון תמיד.

הכנסה או רווח נקי – איזה פרויקט יכניס יותר כסף או הרווח הנקי שלו יהיה יותר גבוה.
משך – האם יש פרויקטים שממש קרובים לסיום? שיקלו אם כדאי לדרג אותם גבוה, להשקיע מעט זמן ולהעיף אותם. זה נקרא QUICK WINS , "לנקות את הצלחת".
דחיפות – כמו בחדר מיון, אצל מי הפגיעה יותר דחופה ומסכנת חיים. שיטה זו שימושית לדירוג של פרויקטי תחזוקה, קריאות שירות וכדומה.
ערך ללקוח – כאשר מדובר על מספר פרויקטים של אותו לקוח. איזה פרויקט יותר חשוב ללקוח, נמצא בעדיפות גבוהה ויגדיל את שביעות הרצון שלו אם נסיים אותו קודם.
ערך לנו – איזה פרויקט או איזה לקוח יקדם אותנו במסלול העסקי שלנו. לפעמים אנו נתקלים ב"צרות טובות" , יש לנו יותר מידי לקוחות או פרויקטים. ברור לנו שעל חלק מהם נצטרך לוותר. במקרה זה כדאי לשקול מה יותר נכון לנו: עם מי נרצה ליצור קשרי עבודה ארוכי טווח, באיזה פרויקט נוכל ללמוד משהו חדש או להתנסות במשהו חדש שיוסיף לנו ניסיון ומומחיות, איזה לקוח יאפשר לנו גישה לשוק חדש או להזדמנויות חדשות וכד'.
זמינות משאבים – אם פרויקט תקוע כי המהנדס חולה ואין לנו תחליף, הדירוג שלו ירד. כנ"ל לכל משאב רלוונטי, זו רק דוגמא.
מדד ה- READINESS של הפרויקט – (דומה לסעיף הקודם רק יותר כללי) רצוי להתחיל פרויקט רק לאחר שיש ודאות שכל מה שצריך עבורו – באמת מוכן וזמין. זה יכול להיות: דרישות ברורות מהלקוח, מהנדסים זמינים, חלקים מייצור, מעבדה זמינה, אישור תקציב, או כל דבר אחר שלא תלוי בנו ומגיע ממקור חיצוני. אם יש דברים שלא מוכנים, הפרויקט לא READY , כלומר מדד המוכנות שלו יורד, והמקום שלו בסולם הדירוג ירד.
סיכון – לאיזה פרויקט יש יותר סיכויי הצלחה. פרויקט בעל יותר סיכוי להצליח ידורג גבוה יותר בסולם.
ניקוד או STORY POINTS – צוותים שעובדים לפי מתודולוגיות AGILE, SCRUM נוהגים לתת משקל מספרי שנקרא STORY POINTS לכל משימה (כאשר ה- STORY הוא המשימה). הניקוד כבר משקלל בתוכו אלמנטים רבים, כגון ערך ללקוח, סיכון, סיבוכיות, זמן וכד'. המיוחד בשיטת ניקוד זו שהצוות קובע ביחד את המשקל (לא אדם בודד, לא גורם ניהולי ולא מישהו מחוץ לצוות). זה כמו 'תג מחיר' או קביעת 'שווי' לכל משימה. ניתן להשתמש בניקוד הזה גם לדירוג בין משימות/פרויקטים/דרישות.
משקלות – דורש קצת יותר זמן והשקעה, מתאים לחובבי מתודה. לייצר מטריצה: בציר אחד יהיו כל הפרויקטים ובציר השני הפרמטרים שאותם אנו רוצים לשקלל. כעת לדרג את הפרויקטים כל פעם לפי כל קריטריון ואז להכפיל במשקל שאותו אנו נותנים לאותו פרמטר.

מספר עצות להתנעה או אם אתם מרגישים תקועים:

עשו זאת יחד:
– חפשו למי יש את הידע והסמכות לדעת או להחליט על עדיפות בין פרויקטים. אתם עשויים לגלות שלאדם אחד יש סמכות ולאחר יש את הידע. שבו ודרגו ביחד עם שניהם.
– תתייעצו עם מישהו שמכיר את העולם העסקי שלכם היטב. מישהו שמכיר את הלקוחות, את הצרכים שלהם ואת הערך שהם מחפשים.
היעזרו בתחושת הבטן , אינטואיציה , ניסיון שלכם. סמכו על עצמכם, זה בסדר.
תעשו ניסיונות, שחקו עם הפתקים, תזיזו אותם על השולחן או על הקיר (זה היתרון של השימוש בפתקים). דרגו פעם ככה ופעם ככה ותראו מה ההבדל ומה עושה יותר שכל.
תרחישי קיצון: תשאלו את עצמכם "אם השבוע נוכל לעבוד רק על חצי מהפרויקטים (אנשים יהיו חולים/מגויסים/שביתה בבתי הספר או כל תרחיש קיצון אחר) על איזה פרויקטים אני רוצה שנעבוד? באיזה פרויקטים אני חייב לראות התקדמות?"
עוד סוג של תרחיש קיצון – נניח שחצי מהלקוחות יעזבו/יפשטו את הרגל השבוע, עם איזה לקוחות/פרויקטים אני רוצה להישאר?

כן , לדרג זה קשה. זה בסדר, לא לדאוג, אתם בכיון הנכון.
לדרג זו מיומנות! כמו כל מיומנות אנו משתפרים בה ככל שעושים אותה יותר (כמו שריר).

שלב שלישי – שימוש במצפן הארגוני

סיימתם לדרג, יש רשימה? מעולה! הרשימה שבידיכם היא המצפן הארגוני .

המצפן הארגוני עוזר בכל רגע ולכל עובד בארגון לענות על השאלה – במה להתמקד עכשיו.

יש לדאוג שפרויקט שדורג ראשון יקבל את כל המשאבים ותשומת הלב הנדרשים להגעה ליעד הקרוב הבא. לא עד לסוף הפרויקט, אלא רק לאבן הדרך הקרובה.
למשל:

לאשר תקציב
קדימות ברכש
לפנות מהנדסים או אנשי מקצוע רלוונטיים
להזמין שעות מעבדה או שדה ניסוי.
לקבל מענה מהלקוח ועוד ועוד.

גם אם מדובר על פרילנס, הוא יתמקד בעבודה / בלקוח שדורגו במקום הראשון.

אחרי שהפרויקט הראשון קיבל את כל המשאבים הנדרשים, ובמידה ויש עוד משאבים (עוד עובדים, עוד תקציב,עוד זמן… מה שלא יהיה) – עושים אותו הדבר לפרויקט השני בעדיפות.
וכך הלאה עד שאין יותר משאבים פנויים. או עד שהגענו לסוף הרשימה. מה שבא קודם.

באופן זה, לא משאירים לאנשים לקבל החלטה לבד על מה לעבוד, אלא המצפן הארגוני מכוון אותם, אותנו. אם מישהו בא ושואל "על מה לעבוד עכשיו", או "מה לעשות אם אני תקוע" –>> גשו יחד אתם לרשימה ותראו מה הפרויקט הבא בתור בעדיפות שאותו עובד יכול לתרום לו.

תעשו זאת בהקפדה ובצורה נעימה – ותוך מספר ימים תשיגו שקט… הרבה פחות הזזות של אנשים בין פרויקטים ומספר הפניות לקבלת הנחיה מהמנהל יצטמצם.

שקיפות

כדי שהמצפן הארגוני יהיה באמת מצפן, הוא חייב להיות גלוי לכל הגורמים בתוך הארגון.
אם הרשימה תישאר אצלכם במשרד/במחשב/במחברת – לא יקרה שום דבר ולא תהיה הטבה בסימפטומים (בלאגן, חוסר שליטה, מציקים עם שאלות, איחורים… זוכרים?).

פרסמו! הדפיסו את המצפן הארגוני ותלו עותק אחד אצלכם במשרד במקום בולט ועותק שני במקום גלוי ומרכזי במשרד, כדי שכל חברי הארגון יראו. אפשר אפילו במטבחון.
כך תשיגו סנכרון. בקלות.

כיצד המצפן הארגוני מסייע להנהלה?

בתחילת הפוסט אמרנו שאחת התלונות של מנהלים היא, שהם כך כל מוצפים בפניות ובבעיות, שהם מרגישים שהם מכבים שרפות כל היום ולא יודעים במה באמת חשוב לטפל ובמה פחות.

ובכן, המצפן הארגוני מצביע במה חשוב שההנהלה תטפל: חשוב לטפל במעצורים ובעיות שתוקעים ומעכבים את הפרויקטים הראשונים ברשימה.
תפקיד המנהלים (או אנשי הביזנס) הוא לעדכן את הציפיות של כל אותם לקוחות שדורגו נמוך ברשימה, והפרויקט שלהם לא יקודם השבוע. כן, עוד משימה ניהולית הכרחית היא לדעת להגיד "לא". לפחות לא כרגע.
היתרון של תהליך הדרוג , הוא קבלת החלטה מודעת ומושכלת, איזה לקוחות/פרויקטים לדחות. עדיף לדחות לעוד רבעון פרויקט שממילא לא כל כך רצינו מאשר לבשר ללקוח הכי חשוב שלנו שלא עמדנו ביעד השבוע… שוב. מסכימים?

תדירות

תדירות עדכון הדירוג יכולה לנוע בין פעם בשבוע לפעם בחודש, תלוי במקרה, באופי הפרויקטים, בדינמיקה של הארגון ועוד. אם אתם לא בטוחים מה מתאים לכם, מומלץ להתחיל מפעם בשבוע.

כל שבוע ביום קבוע, בשעה קבועה, בחנו ועדכנו את הדירוג. הרעיון הוא להפוך את הדירוג למשהו שגרתי כמו לצחצח שיניים או לשלם משכורות לעובדים. זה יהיה העוגן שלכם, הציר שסביבו תנוע הפעילות. כך יהיה קל יותר.

כלל חשוב נוסף – אין לשנות את הדירוג באמצע התקופה! כדי לא ליצור בלבול ושינויי כיוון תכופים שרק יזיקו.

לסיכום

שימוש בדירוג ויצירת מצפן ארגוני מבטיח מיקוד.

תוך זמן קצר תושג רגיעה, ירידה במספר הפניות למנהלים, פחות בלגן ויותר שליטה!

איזה כיף לעבוד ככה! בהצלחה !

* הערה לסיום – כל מה שנאמר על פרויקטים מתאים גם למשימות ולתכולה קטנה יותר. למעשה, זה מתאים לכל דבר שמבלבל אותנו בחיי היומיום: זה יכול להיות טיפול באי-מילים, פגישות עסקיות, ואפילו משימות תחזוקה בבית.

התלונות והסימפטומים הללו מעידים על העדר מיקוד.