ארגונים הם אנשים.
ואנשים (או נשים) לא תמיד עושים מה שביקשנו, מה שהם אמורים לעשות או מה שסוכם שהם יעשו.
זה קורה כל הזמן ובהקשרים שונים, לא רק בניהול פרויקטים.
לא משנה אם אתם בתפקיד ניהולי, כמה אתם בכירים או כמה אתן מנוסות ובעלות סמכות.
כולנו התמודדנו אי פעם עם הסיטואציה הזו.
אז למה לכתוב על זה כאן, בפוסט על ניהול פרויקטים?
כי כלי ניהול הפרויקטים מאפשרים לנו ניתוח והתבוננות על המקרה.
איך נדע שזה המצב?
לרוב נדע שאנשים לא יעשו מה שביקשנו, הם לא יסכימו איתנו, או שהם יגידו 'אבל…' או יעלו סיבות שישמעו לנו כמו תירוצים.
הנה דוגמה:
אני: נתוני הביקוש שאספת מצויינים, אני מבקשת שתרכז אותם בטבלת אקסל, בסדר?
תשובה: לא יודע, זה לא פשוט, הנתונים לא מספריים אז זה לא ממש יעזור לנו שיוצג באקסל.
ויתכן גם שלא נדע זאת מבעוד מועד , והם אפילו יסכימו איתנו ויגידו שכן. ובכל זאת, במבחן התוצאה זה לא קרה:
אני: טוב, אז תודה חברים, וכפי שסיכמנו, כולכם תמלאו את המשוב הזה עד מחר.
ואז מגיע מחרתיים ורק שני אנשים מתוך 10 מילאו את המשוב….
מוכר לכם?
כמו שאמרנו – מתסכל !
אבל זה לא חייב להיות מתסכל.
אם נדע להתבונן על המצב, ולהסביר אותו לעצמנו (מה שנקרא לאבחן או לנתח אותו), נראה שיש כאן היגיון כלשהו. הבנת המצב גורמת לנו בני האדם להרגיש יותר רגועים ואז התסכול נעלם.
זו גם הדרך להתמודדות עם המצב, כי בסופו של דבר אנחנו רוצים שאנשים יעשו מה שביקשנו, נכון?
אז חייבים קודם לאבחן לפני שמטפלים.
בגדול, ניתן למפות 4 סיבות שבגללן מה שביקשנו לא קורה, ההתייחסות בטבלה היא למבצע/ת המשימה:
עכשיו נעבור סיבה סיבה ונראה איך היא באה לידי ביטוי, כלומר מה הסמפטומים שלה:
זמן ועדיפות
כמנהלת פרויקטים, אני לא הממונה הישירה של המפתחים והמהנדסים שעובדים בפרויקט. הם מקבלים משימות מגורמים אחרים, הרבה פעמים יותר מגורם אחד מפעיל אותם, וכעת עליהם להתמודד על התיעדוף. לכן עלי לוודא שמה שאני ביקשתי מהם (נכון וחשוב ככל שיהיה) בכלל נכנס לרשימת ה- TO DO ומדורג בעדיפות שאני מצפה שיהיה.
מפתיע או לא – רוב האנשים לא יודעים לתעדף בצורה טובה על אף רצונם הבסיסי להשביע רצון הממונים והמערכת.
שאלות אבחון:
השאלה הראשונה חייבת להיות – כמה זמן לדעתך תיקח המשימה הזו? כלומר, אם לא היתה לך היום שום משימה אחרת, מתי היא הייתה מסתיימת?
וכאן חשוב מאד כמנהלי פרויקט – לא להתווכח עם מה שאמרו לנו! גם אם אמרו כפול זמן ממה שזה באמת יקח. בהמשך נבין למה.
אחרי שאנו מבינים את אמדן הזמן שהמבצע נותן למשימה, אפשר לזהות את המקום שניתן לה מבחינת עדיפות לעומת שאר המשימות:
- מה התעדוף של המשימה הזו בין שאר הדברים שיש לך לבצע (היום/השבוע)?
- כאשר שוחחת על המשימה הזו עם הבוסית שלך, מה היא אמרה על התעדוף, מתי תוכלו לספק זאת?
- תראי לי את ה- TO DO LIST שלך לתקופה הרלוונטית, בואי נעבור על הרשימה יחד.
- כיוון שהמשימה הזו לא תוכננה מראש, והסכמנו שהיא דחופה וצריכה להיעשות עד X, איזה משימה אחרת יורדת מהרשימה לשבוע הקרוב?
טיפול:
דיון בעדיפות ושינוי תעדוף יעשה תמיד תמיד תמיד עם הגורם הממונה של המבצע/ת !
אם זה במקרה אתם – סבבה, חסכתם שלב.
אם אתם לא הממונים – גשו לממונה ויחד איתם ועם המבצע תגדירו את התעדוף והמועד של המשימה.
מוזמנים לקרוא עוד על תיעדוף משימות בפוסט על תעדוף.
הבנת המשימה והיעד
אתם בטח מתפלאים מה הכוונה "הבנת המשימה" – הרי הסברתם ברור, לא?
אז זהו – שלא !
צאו מנקודת הנחה שלא הובנתם כמו שצריך, זו לא אשמתכם וגם לא אשמת המאזין. זה פשוט ככה, ועובדה שלא עשו מה שביקשתם, לכן ראוי לבחון האם הציפיות תואמות (כי בניהול פרויקטים , ציפיות זה לא לכריות… זה כלי עבודה).
למה זה כל כך חשוב?
כי בערך בחצי מהמקרים שבהם נראה היה שמישהו לא ביצע את המשימה שלו/ה – התברר שהם כן ביצעו את המשימה, כמיטב הבנתם, אלא שנקודת העצירה לא הוגדרה כמו שצריך או שלא היתה מה שאני או הבוסית ציפינו.
זה כמו לנסוע עם WAZE כאשר כל אחד מזין יעד שונה ואז להתפלא שלא נפגשנו…
הדרך לעשות תיאום ציפיות טוב הוא להגדיר את נקודת העצירה , או היעד. המונח המקצועי הוא : Definition of Done , וניתן לקרוא על זה בהרחבה בפוסט המסביר את Definition of done.
שאלות אבחון:
- האם עשית XYZ ? תראה לי איך זה נראה…
- כשאת אומרת שהתקדמת עם זה, למה את מתכוונת: מה כבר מוכן ומה עדיין לא.
- אז מה סיכמנו לגבי הנושא של (וכאן יבוא כנראה ניסוח כללי וערטילאי כגון – שיפור איכות הקוד) … איך נדע שעשינו זאת (למשל שהקוד השתפר) ? מה יהיו הקריטריונים, בוא ננסח זאת יחד .
- נגיד שעבר חודש ועשיתם זאת בצורה מושלמת – איך זה יראה? איך תדעו שסיימתם?
- תארו לי מה פירוש להגיע ליעד. מה הלקוח/המשתמש יראה או יחווה שלא קיים היום.
טיפול:
לפתוח את הנושא לדיון, לשבת יחד על הגדרת המשימה והיעד.
לשאול שאלות שמזמינות שאלות: "איזה עוד שאלות יש לך על המשימה?" , "מה עוד תרצה להבהיר?" "על מה חשוב שנדבר לפני שאתה מתחיל לעבוד על זה?"
להשתמש בטכניקות של (DOD (definition of done :
- הגדרת Acceptance Criteria
- איך נראה היעד
- מבחן האורח
- טכניקות בירור כוונות
להתמיד, להתאמן ועל ידי כך להשתפר במיומנות הגדרת DoD .
לא רק בעבודה, ולא רק בפרויקטים.
בכל עולם תוכן – שיעורים עם הילדים, ניקיון של הבית, קניות וכו'.
רצון, מוטיבציה
וואו, זה נושא כבד!
מאיפה מתחילים?
לא בהכרח מה שאנו רואים שומעים על פני השטח, זה מה שמניע באמת את המערכת .
הכוחות החזקים באמת שמשפיעים עלינו, כולנו, בני האנוש – הם הכוחות הפנימיים.
ומהיותם פנימיים – גם אנחנו וגם הסביבה לא מבחינים בהם.
אני לא מתיימרת לדון כאן בתיאוריות מוטיבציה, להיפך, אני רק מתבססת עליהם.
בעיקר ממליצה על ספרו של דן פינק – DRIVE או מוטיבציה, בעברית. הספר דן בנושא בצורה פרקטית ומציג מה הדרך הנכונה לגרום למוטיבציה והנעת אנשים:
- אוטונומיה.
- מומחיות.
- משמעות.
מעבר לכך, מה שעוד חשוב לנו לצורך דיון זה , הוא ההבנה וההסכמה על כך שיש לנו בני האדם (מתוקף היותנו יצורים אנושיים, רגשיים, לא רציונליים ולא עקביים) רצונות וכוחות מניעים פנימיים, שהם חזקים בהרבה מכל הנחיה או משימה שנקבל, אפילו אם הסכמנו לה.
אז איך מזהים?
- אלימינציה של סיבות וגורמים אחרים, ראו כל הפוסט עד כה.
- לשאול על שלושת הגורמים למוטיבציה, ועד כמה הם מתקיימים: משמעות, אוטונומיה ומומחיות.
- הסימן הכי טוב הוא ביטוי רגשי כלשהו, לרוב זה יהיה כעס ויכול להיות גם תסכול, חרדה, מצוקה , לחץ ואפילו אדישות, התעלמות, ריחוק ועוד.
הנה דוגמה קלאסית שנתקלתי בה:
אחד המהנדסים בצוות התבקש להכין רשימת באגים פתוחים ומה צריך להיות הטיפול בהם.
לכאורה משימה פשוטה, שאמורה לקחת לו כשעה.
עבר יום – ולא מוכן. בדקנו איתו , אמר שמחר. (לו"ז)
עברו יומיים – ולא הכין. שאלתי מה קורה עם זה, והוא אמר שמשהו דחוף נכנס. (תעדוף)
עברו 3 ימים – ישבתי איתו שוב על מה נדרש, ומה עליו להציג (DOD הבהרה המשימה).
עברו 4 ימים – ואז הפניה אליו כבר היתה קצת פחות נחמדה, מה שגרר התפרצות מצידו בסגנון של: "לא רוצה להכין את הרשימה המפגרת הזו ! מה, אני מתלמד ? טירון ? אין לי זמן לשטויות האלה – תעזבו אותי, תנו את זה למישהו אחר. "
וכאן כבר נפל האסימון שמדובר במוטיבציה!
בואו נראה את דרך ההסתכלות על זה:
- האם יש לו בעיה של זמן, זמינות ותעדוף? לא – שללנו זאת ועברו 4 ימים למשימה של שעה, ברור שזה לא העניין.
- האם יש כאן בעיה של הבנת המשימה, DOD או שאולי הוא התקדם רק לא כמו שציפיתי? גם לא, הוא אמר שבכלל לא ישב על זה.
- מבין השורות, ובזכות זה שנכנס המימד הרגשי של הכעס, עולה הסיבה האמיתית – הוא לא רוצה! ולמה לא – בגלל שבעיניו (אולי אפילו בצורה לא מודעת) לעשות רשימה של באגים נחשבת משימה שנותנים לאנשים מתחילים ללא ניסיון ואילו הוא מהנדס ותיק שרואה עצמו כאחד המקצוענים והמומחים במחלקה. לעשות רשימה כזו נחשב בעיניו פחיתות כבוד ואולי אף השפלה.
ברור שאף אחד לא התכוון להשפיל אותו, ואולי בעיני אחרים זה אפילו נחשב סוג של אחריות וקידום – זה לא משנה. מה שחשוב זה להבין את הכוחות הפנימיים שפועלים על אותו אדם.
ה"לא רוצה" הזה , לא בא מתוך סרבנות או רצון לעשות דווקא. מדובר באיש פיתוח חרוץ ומשקיען.
אלא שמשהו אחר, פנימי ונסתר, מפעיל עליו כח גדול יותר ממה שכולנו רואים מבחוץ. זה בכלל לא משהו שהוא היה מודע אליו או תכנן אותו. הוא הסכים למשימה, הוא ידע שהיא עליו… אחרי 3 ימים הוא אפילו לא ידע להסביר מה הסיבה שהוא לא עשה אותה ולכן הוא השתמש במה שנקרא "תירוצים" – כלומר סיבות רגילות לדחיות.
אם נסתכל רגע פנימה, על עצמנו ועל החוויות שלנו – לבטח נזכור מקרה בו ביקשו מאיתנו משהו "חשוב" אבל לנו זה עשה בחילה, ממש הפך את הבטן, ואין שום סיכוי שהיינו עושים זאת , נכון? אפילו אם היו לזה השלכות לא רצויות מבחינתנו.
טיפול:
אז מה אפשר לעשות במקרה כזה?
א. הכל חוץ מאשר לנסות לשנות את הכוחות הפנימיים! זה נידון מראש לכישלון ועלול להחמיר את המצב ולייצר בעיות נוספות.
ב. ממליצה לחפש את התשובות בספר מוטיבציה של דן פינק, לשפר חלק או כל שלושת המרכיבים: משמעות, אוטונומיה, מומחיות.
ג. אם אתם באים ממקום של קבלה אמיתית, וסומכים על עצמכם שלא תיגררו לעימות אז אפשר לפתוח זאת בשיחה עם אותו אדם ולשתף בהתלבטות: תראה, אני מבינה שמה שאני מבקשת מנוגד לעקרונות הפנימיים שלך / לזהות המקצועית שלך / למה שחשבת שאי פעם תעשה… החשיבות של המשימה היא…. אז מה את/ה מציעים? איך נשיג את התוצאה בלי שאתם תצטרכו לעשות א ב' ג' "
יכולת
כלים, ידע, כישורים, מיומנות
אנו ברביע האחרון , שבעיני הוא הכי קשה לזיהוי ולהתמודדות.
אפילו יותר מנושא המוטיבציה.
למה?
כי זה רביע מודחק !
אנשים, ארגונים ומנהלים/ות מוכנים להכיר ולהודות בשלושת הגורמים הקודמים – תיעדוף, הגדרת המשימה ואפילו מוטיבציה וכוחות פנימיים.
אבל להודות שלאדם שנמצא בתפקיד אין את היכולת או הכישורים לעשות את המשימה?
אופס… זה כבר משליך על הממונים, על מי שגייס/ה אותו/ה ועל המוניטין של הארגון !
שלא לדבר על זה , שנוצרת עכשיו בעיה חדשה לכולם לטפל בה – מה עושים עכשיו עם העובד/ת הלא מתאימ/ה ועם הצורך הקיים בארגון?
שלא נדע…
שאלות אבחון:
בעצם יש רק שאלת אבחון אחת והיא "איך" , על צורותיה השונות : תסבירו לי איך אתם הולכים לעשות את המשימה?
שאלות האבחון הבאות יבואו על פי הכיוון שבו נחפש / נרצה לשלול :
א. האם חסרים כלים
אז איך את הולכת לעשות זאת – מה את צריכה לשם כך? איזה כלים או איזה מערכת?
זה יכול להיות כל דבר החל מפטיש, או מחשב מסוים, כרטיס, חומרה, תוכנה, קוד ממחלקה אחרת, גישה לבסיס הנתונים, השבתה של החשמל ליומיים כדי לתקן משהו, שדה חסר , מקום בקובץ, אולי עוד מישהו ליד כדי לסייע, you name it ,… פשוט כל דבר.
תשאלו שאלה פתוחה ותהיו מוכנים עם פנקס ועט להתחיל לרשום.
הכיוון הזה , של כלים או דברים חסרים, הוא פחות רגיש לעומת שאר הדברים שרשמתי בתחילת הסעיף, לכן כדאי להתחיל איתו.
אם תגלו שכל מה שחסר זה פטיש – אשריכם ! קל לטיפול ו- mission accomplished 🙂
ואם תגלו שחסרה תשתית מחשוב שעולה 100K$ ויקח חודש להטמיע – גם טוב, לפחות אתם יודעים זאת עכשיו.
ב. האם יש כאן פער ידע / מיומנות / ניסיון (משהו שאפשר לרכוש):
אז איך אתה הולך לעשות זאת – מה אתה צריך לדעת?
האם אתה מכיר את המערכת הזו, מתי עבדת איתה בעבר?
האם יש לך רישיון ל… ? האם יש לך הסמכה ל… ? האם יש לך גישה למערכת?
אז איך את הולכת לעשות זאת – תתארי לי את הגישה שלך למשימה,
איך עשה זאת הקודם שלך בתפקיד, מה הרקע, היכולת, הידע והנסיון שלהם ?
אם אתה לא היית בצוות , איזה סוג עובד היינו צריכים, שהיה יודע לעשות מה?
מתי בעבר עשית משהו דומה, ספרי לי על כך , מה עשית במקרה ההוא?
שאלות רגישות, הלא כן?
לכן בזהירות איתן… בהחלט לא מתאים לכל אחד לשאול כל אחד .
אתם יכולים לערב עוד מישהו בתהליך הבירור, מי שראוי ומתאים שישאל את השאלות הללו בלי לפגוע בעובד/ת.
לפעמים לא צריך לשאול את העובד/ת עצמם כי הממונה או מישהו אחר בארגון יוכל להגיד לכם מה הידע שחסר להם. זה רגיש באותה מידה, אז שימו לב!
הפתרון במקרה זה תלוי בבעיה –
האם זה משהו שקל ואפשרי ללמד בזמן סביר בשביל ביצוע המשימה, או לא.
זו יכולה גם להיות הזדמנות להתפתחות מקצועית חיובית.
אם לא – אז הבעיה חוזרת להיות בעיית התאמה של העובד לתפקיד.
ג. האם למשימה נדרשים כישורים / יכולת מסויימים , שלא ניתן לרכוש:
כל אחד יכול להכין חביתה , אך לא כל אחד יכול להיות שף במסעדת מישלן.
כך זה בכל תחום – בין אם פיתוח תוכנה או ריקוד או ניהול פרויקט.
לא כל אחד/ת מתאימים לבצע כל תפקיד. ובטח שלא בצורה טובה.
קשה להודות בזה , הלא כן?
קשה מאד מאד לאבחן זאת, לכן זו האפשרות האחרונה.
בלית ברירה, אחרי שנשללו כל האפשרויות האחרות , עלינו להיות כנים וגלויים ולהודות שיתכן יש פה בעיה של יכולת שלא ניתן לגשר עליה בקלות.
גישות שמדברות על מציאת היעוד שלנו בחיים יטענו אולי, שלזהות שמישהו לא מתאים לתפקיד שלו – זה לעשות לה/לו טובה מאד גדולה, כי זה יחייב אותם לעשות שינוי משמעותי ולבחון שוב את הרצונות והחוזקות שלהם.
סיכום
אני מקווה שהפוסט יעזור לכם/ן לבחון, לזהות ולהתמודד במצבים שבהם אנשים סביבכם לא עושים מה שהם אמורים לעשות, מה שביקשתם או מה שהם התחייבו לו.
בפעם הבאה שאתם נתקלים בסיטואציה הזו, מקום להיות מבולבלים, נבוכים, מתוסכלים – תחזרו לתחילת הפוסט.
יש לכם למעלה את ריבוע הקסם שיעזר לכם לנתח ולהבין מה הסיבה האמיתית לכך, הדפיסו אותו ושימו במקום נגיש.
אשמח מאד לשמוע איך יישמתם את זה בארגון/פרויקט/צוות , או כל מקום שבו אתם רוצים שמשהו יקרה.
השאירו לי הודעה ב:
בהצלחה!