תכנון ביקושים וחומרי גלם מהווים שני נושאים מסובכים יחסית, שכל ארגון יצרני וקמעונאי נאלץ להתמודד איתו וממנו נגזר גם תכנון המלאי:

• אם נתכנן בצורה זהירה מדי יהיו לנו עודפי מלאי שיכול להתקלקל או שאין מקום לאחסן אותו.
• אם ניקח יותר מדי סיכונים נגיע למצב של חוסר ובעקבותיו בדרך כלל הפסד כספי מיידי.

בסדרת הפוסטים הקרובה נעסוק ב:

• תכנון מלאי תוצ"ג ותכנון מלאי חומרי גלם שהם שונים אחד מהשני.
• תכנון בעזרת תוכנית ביקושים מול תכנון על סמך הצריכה בעבר. כמובן, נדון בשילוב של השניים.
• שימוש בכלים סטטיסטיים כדי לנסות לחזות את הביקושים.

המטרה של הפוסטים הללו לתת כלי עבודה למתכננים למיניהן. מטבע הדברים אני לא אוכל להגיע לכל הפרטים ולכל השיטות. אשמח אם תרשמו לי בתגובות אם אתם רוצים הרחבה בנושא מסויים.

ההבדל בין תכנון תוצ"ג לתכנון חו"ג – הסבר קצר

תכנון תוצ"ג הוא בדרך כלל יותר פשוט מכיוון שהמלאי נמצא במחסן (כלומר:זמין), או שהוא לא נמצא במחסן(לא זמין), כאשר נכנסת הזמנת הלקוח. בניגוד לחומרי גלם, שאנחנו צפויים להחזיק בהם זמן רב (תלוי בזמני אספקה) לפני כניסת הזמנת הלקוח. כל החישובים והפרמטרים שצריך לקחת בחשבון הם בדר"כ יותר מסובכים בחו"ג.

יוצא מן הכלל, תכנון תוצ"ג כאשר הארגון כולל מספר מרלו"גים ויש לנהל את המלאי במגוון אתרים שונים.

תכנון תוצ"ג

אני אתחיל בתכנון המתאים למרבית הארגונים ובהמשך הוסיף שיטות יותר מתקדמות.

תכנון מלאי התוצ"ג תלוי מאד בביקושים. בארגונים שאנחנו יודעים בדיוק מה הביקוש (ארגונים פרוייקטאליים) קל מאד לתכנן את המלאי הנדרש, אם בכלל. אבל רוב הארגונים לא יודעים במדוייק מה יהיו הביקושים האמיתיים.

אני אתחיל בהצגת פתרונות באופן כללי ובהמשך נרד יותר לעומק.

ישנם 3 סוגים של תכנוני מלאי שאני מכיר:

1. תכנון מלאי לפי תוכנית ביקושים עתידית שבדרך כלל תגיע מהמכירות/שיווק.
2. תכנון מלאי לפי העבר. יש לנו את נתוני הצריכה בפועל ואנחנו יכולים להסיק את הצפוי בעתיד באמצעים סטטיסטיים.
3. שילוב של תוכנית ביקושים וצריכה בפועל.

לפני שנתחיל לטפל בתוכניות הביקושים אנחנו חייבים להבין את האילוצים שלנו. בלעדיהם, תוכנית הביקושים הכי מדוייקת בעולם, לא תוכל לעזור לנו.

אילוצים של תכנון מלאי התוצ"ג:

1. זמני אספקה שהתחייבנו עליהם
2. קיבולת הייצור
3. זמני ייצור
4. זמני אספקה של חומרי גלם
5. מקומות אחסון במחסן התוצ"ג (במידה ויש מספר מרלו"גים אזי לכל מרלו"ג יש את אילוצי האחסנה שלו)
6. מגוון הפריטים שיש לספק
7. התאמות (customization )שיש לבצע על המוצר הסופי (לדוגמה אם אנחנו מספקים T-shirts אנחנו מחזיקים מספיק חולצות במלאי ורק ברגע האחרון מבצעים את הדבקת המדבקה שהלקוח רוצה).

איך מתחילים?

זמני אספקה

דבר ראשון צריך להגדיר מהו זמן האספקה שאנחנו רוצים לספק את המוצר. ישנם מנהלים שיגידו "כמה שיותר מהר" וזה נכון, אלא שזה יכול לעלות הרבה מאד כסף בשטחי אחסון ועלות אחזקת מלאי.

אני אתחיל בדוגמה לגבי החשיבות של הגדרת זמני אספקה. נניח שאני מזמין ריהוט כמו ספה או שולחן והמוכר אומר שזמן האספקה הוא 14-21 ימים. זה נשמע לי סביר ואני אזמין את המוצר, בעיקר בגלל שכל השוק מספק באותם זמני אספקה ולי אין דחיפות לקבל את המוצר מוקדם יותר. מצד שני, נגיד והגעתי לחנות שאין בה חלב, המוכר יכול להגיד לי שעוד יומיים יגיע חלב, אבל אני פשוט אלך לקנות חלב בחנות השניה או לחילופין אקנה חלב מתוצרת אחרת.

כדי להחזיק חלב זמין בכל שעה, אני צריך מקררים גדולים ואספקה מהירה של מלאי מצד הספק שלי כי אני לא רוצה שלקוח החנות יפנה לחנות המתחרה. מצד שני, אם אני צריך לספק רהיט תוך 14-21 יום אז לא בטוח שאני אחזיק מלאי תוצ"ג בכלל במלאי, או שאחזיק רק את אלו שיש להם תנועה רבה ואני יודע שהמלאי יילקח ממני תוך זמן קצר.

• במקרה של החלב, אני צריך להחזיק באפר (buffer) גדול של מקומות אחסון כדי לעמוד בביקוש משתנה. צריך להחזיק את באפר האחסון גם בחנות וגם אצל הספק שלי שצריך לספק לי מהר. הקיבולת ייצור שלי תהיה רק בקצת מעל הכמות הנצרכת בפועל כי אני בונה על המלאי שייגשר על השינויים בביקוש. דוגמה מחיי היום יום לכך: כאשר טרה החליטה להפסיק לייצר חמאה, תנובה לא הצליחה לעמוד בביקוש וזה נמשך הרבה מאד זמן מכיוון שתנובה לא בנתה עודפי קיבולת גם בייצור וגם בשרשרת האספקה של שומן החלב.
• במקרה של הרהיט, אני כמעט ולא מחזיק מקומות אחסון לתוצ"ג אך אני צריך להחזיק קיבולת גבוהה של ייצור וכמות גדולה של חומרי גלם (או אספקה מהירה שלהם). למה? כי אני לא יודע מה יהיה הביקוש. אם הקיבולת שלי בממוצע שווה לביקושים אז יהיו תקופות שאני לא אייצר כמעט כלום, כי אין ביקושים, ויהיו תקופות שאני אצטרך לייצר בקצב של 150%-200% כדי לענות על הביקושים.
• לכן, אני חייב להחזיק ייצור גמיש שיכול לתת מענה יחסית מהיר. פעמים רבות, כאשר יש קפיצה בביקוש, הלקוח ייקבל את  הרהיט שלו לאחר 60-90 יום למרות שהובטח לו 14-21 יום וזאת מהסיבה הפשוטה שלא היתה מספיק גמישות בקיבולת הייצור. לא בטוח שהלקוח הזה ימליץ לחבריו על מותג הריהוט הזה והארגון יאבד לקוחות.

אז איך קובעים מה זמני האספקה הרצויים?

• שוק – הדבר החשוב ביותר הוא מה השוק רוצה. אם כולם מספקים ב X ימים וישנה חשיבות לזמן האספקה, אז זמן האספקה של השוק יהיה זמן האספקה המקסימאלי הרצוי.
• יתרון תחרותי – במידה והארגון שלנו מסתמך על זמני האספקה הקצרים שלו כיתרון תחרותי משמעותי אזי זמני האספקה צריכים לבוא כקלט ממחלקות המכירות והשיווק (לדוגמה: נניח ומצאנו שזמן אספקה של 24 שעות יכול למכור הרבה יותר רהיטים בשוק ולתת לנו יתרון תחרותי אזי ננסה לתכנן את קיבולת הייצור וקיבולת המלאי כך שיתמכו ביעדים הללו).
• זמני ייצור – לפעמים ישנם מוצרים ייעודיים ללקוח והארגון לא מעוניין לחזיק עבורו מלאי. אזי' זמני האספקה יהיו מורכבים מהרכיבים הבאים:
  1. זמן ההמתנה המקסימלי שאנחנו מעריכים שההזמנה תמתין עד שתכנס לייצור.
  2. זמן הייצור עצמו.
  3. זמני המשלוח.
  4. זמן נוסף שישמש כביטחון במקרה ומשהו בסעיפים 1-3 ישתבש.

ניתן להרחיב כאן עוד הרבה, אבל אני בוחר לעבור לנושא הבא. אם יש שאלות אתם מוזמנים לפנות אלי.

קיבולת ייצור + זמני אספקה

מרבית הארגונים שהכרתי לא תמיד יודעים מה קיבולת הייצור שלהם. במקרה הטוב, הם מבינים את קיבולת הייצור לקו מסויים על מוצר מסויים. קיבולת הייצור באמת משתנה לפי Mix המוצרים שאנחנו מנסים לייצר פר קו ייצור. אך לא פחות חשוב להבין האם נדרש יותר מקו אחד כדי לייצר. יכול להיות, שלאחר הייצור, החומר יילך לקו אריזה שלא מחובר אליו או לשלב אחר בייצור. יכול להיות שהשלבים הנוספים מהווים צוואר בקבוק, כאשר שני קווי ייצור מסיימים ויש רק קו אריזה אחד. לכל שלב של המוצר בייצור יש את הקיבולות שלו. מכיוון שפוסט זה לא עוסק בקיבולת אני אפנה אתכם לפוסטים שכתבתי בנושא.

מה שחשוב להבין בתור מתכנן זה בערך מה היכולת שלך להגיב לשינויים מבחינת קיבולת הייצור.

ככל שהקיבולת שלך קרובה יותר לביקוש תצטרך זמני אספקה ארוכים יותר כדי לעמוד בביקוש או לחילופין להחזיק יותר מלאי תוצ"ג.

זמני אספקה של חומרי גלם

פריטי תוצ"ג שכוללים חומרי גלם עם זמני אספקה ארוכים במיוחד צריכים לקבל יחס שונה מבחינת כמות המלאי שיש להחזיק עבורם. בהנחה שזמני האספקה עבור פרטי התוצ"ג דומה לזמני האספקה של שאר מק"טי התוצ"ג אנחנו צריכים לגשר על הפערים בזמני האספקה או באמצעות החזקת מלאי תוצ"ג גדול יותר או באמצעות אחזקת מלאי חומר גלם גדול יותר.

מקומות אחסון במחסן התוצ"ג + מגוון פריטים +התאמות

הנתון הכי חשוב לנו, בעת תכנון המלאי, הוא כמות האחסון העומדת לרשותינו. כמות האחסון היא פונקציה ישירה של המחסנים העומדים לרשותינו. אם יש לנו מחסן אחד אז הקיבולת שלו היא העיקר. אם יש לנו מספר מחסנים באזורים שונים אנחנו צריכים להתאים את המלאי לפי האזור אותו משרת המחסן. לדוגמה, בחברות בינלאומיות נרצה להחזיק מוצרים מסויימים קרובים לשוק שאותו הם משרתים כדי שהם תמיד יהיו במלאי ומצד שני נחזיק מרלו"גים אחרים שיתספקו אותם.

הנתון השני הוא מגוון הפריטים שאנחנו רוצים להחזיק במלאי. פעמים רבות, לא נוכל להחזיק במלאי את כל מגוון המוצרים של החברה, פשוט בגלל שאין מקום. במקרה זה, נרצה להחזיק כמות משתנה של ימי מלאי לכל סוג פריט. גם כאן זה לא פשוט כל כך אבל נציג את זה כך:

• פריטים עם נפח מכירות גבוהה – פריטים אלו יהיו בין שליש לחצי מנפח האחסון למרות שהם יכולים להיות 80% מהמכירות. הסיבה לכך היא שאנחנו כל הזמן מייצרים מהפריטים הללו. בדרך כלל, נייצר אותם באופן קבוע על בסיס יומי או על בסיס שבועי במנות גדולות בהגדרה. התפ"י כבר מורגל אליהם ויכול בקלות להעלות את כמות הייצור בנקודות זמן מסויימות.

  

• פריטים עם נפח מכירות בינוני – פריטים אלו יהוו בין חצי ל 2/3 מהמלאי שנחזיק בכל רגע נתון במחסן. הסיבה לכך היא שכמות המוצרים בקטגוריה הזאת בדרך כלל תהיה גדולה מאד. אנחנו לא רוצים לשגע את התפ"י בייצור וכל הזמן לייצר דחוף את הפריטים הללו. אנחנו רוצים לייצר אותם במנות גדולות יחסית ובתדירות קטנה יחסית. ניכנס לייצור שלהם כאשר הכמות שלהם תקטן ממלאי מינימום.
• פריטים עם נפח מכירות נמוך – לפריטים אלו בדרך כלל צריך לתת זמני אספקה ארוכים יותר. במידה והמחסן לא מוגבל, אזי נחזיק גם אותם במלאי אבל בדרך כלל נעלה לייצור כאשר הזמנת לקוח תכנס. לפעמים, עדיין כדאי לייצר מנה גדולה ולשמור במלאי את העודפים. לא נכנסים לייצור כאשר אין מספיק מלאי אלא רק כאשר יש הזמנה.

הנתון האחרון שרלוונטי כאן, הוא זמן ה customization או ההתאמה שיש לבצע למוצר כדי שיגיע ממצב המלאי שלו למצב התוצ"ג שלו. לדוגמה, אם תנובה מחזיקה במלאי בלוקים גדולים של גבינה צהובה ועכשיו היא רוצה לייצר גבינה צהובה פרוסה אז יש לקחת בחשבון את הזמן שיעבור מרגע ההוצאה מהמלאי של בלוק הגבינה ועד שהפרוסות החתוכות ארוזות ומחכות למשלוח.

סיכום ביניים

כפי שכתבתי בהתחלה, לא נצליח להכניס בפוסט אחד את כל תורת התכנון. אז נסכם את מה שעברנו עליו בפוסט זה:

1. יש הבדל בין תכנון חומרי גלם לתכנון תוצ"ג
2. בתכנון תוצ"ג ישנם 3 שיטות תכנון: תכנון לפי תוכנית ביקושים, תכנון לפי היסטוריית צריכה ותכנון משולב.
3. לפני שמתחילים לתכנן חייבים להכיר טוב את אילוצי מלאי התוצ"ג. על אילוצים אלו עברנו בעיקר בפוסט הזה.

הפוסט הבא, עוסק במה עושים כאשר מקבלים תוכנית ביקושים (תחזיות).

כאמור אשמח מאד לפידבקים ולבקשות שאתם מוזמנים להשאיר כאן באתר או לשלוח לי ל:

גל מירום : gal@theplanningmaster.com

אשמח מאד אם תיכנסו לעמוד הפייסבוק של tapi.blog ותוסיפו לייק כדי שאחרים יוכלו להגיע לדף הזה.

 

הפוסט הזה הוא חלק מכלי העבודה האפשריים למהנדסי תעשיה וניהול העוסקים בעיתוד מלאי