פרוייקטי פיתוח דורשים ניהול במגוון מימדים ולכן חשוב לעבוד עם תוכניות עבודה מסודרות. אחד האתגרים בפרויקטים של חומרה הוא ההצטיידות בחומר לניסויי הפיתוח.
בפוסט זה נציג את הקשיים בתהליך ההצטיידות ואת הכלי שמאפשר סינכרון בין קבוצות עבודה.
אז מה זה HUM ?
השם הארוך הוא
H.U.M = HARDWARE UTILIZATION MATRIX
זהו כלי אדיר למנהלי פרויקטים ומנהלים בכלל בעולם פיתוח החומרה.
נציג את הכלי באמצעות דוגמה:
נניח שאנו מפתחים מכונית שתיסע מתחת למים.
בתהליך הפיתוח שלה נבצע סדרה של ניסויים, כלומר ניסוי אחד או יותר לכל שלב של הפיתוח.
מה נצטרך בשביל הניסויים?
לניסויים הללו נצטרך להזמין חומר:
- בראש וראשונה צריכים שלדה של מכונית או מכוניות.
- צריכים חומרה לכל מכלול שלא מגיע עם המכונית: מנוע שעובד מתחת למים, סנפירים לאיזון, אטמים, מכלולים שיספקו ציפה ועוד ועוד.
תהליך הרכש הרגיל נעשה באמצעות עץ מוצר. עץ מוצר זו הדרך לתאר ממה מורכב המוצר , המכלולים ותת-המכלולים של המערכת, איזה וכמה רכיבים נמצאים בכל מכלול .
נניח שאנחנו מתכננים להרוס 3 מכוניות בניסוי אז נצטרך לקנות:
- 3 מנועים תת מימיים.
- 3 זוגות סנפירי ייצוב או אולי 6 זוגות (צריך להחליט האם מספיק זוג אחד מקדימה או אחד מקדימה ואחד מאחורה)
- מכלולי ציפה שאותם נצטרך לבנות מהמכלולים הקטנים ביותר ועד למערכת ציפה שלמה שמורכבת במכונית.
- וכך הלאה… כמות רכיבים שצריך לכל תת מכלול כפול כמות המכלולים שיש במכונית כפול כמות המכוניות בניסוי.
אז למה זה לא פשוט?
בעולם הפיתוח, בשלבי הפיתוח הראשוניים, עוד אין מוצר ==> ואין עץ מוצר .
נדרש לצאת לרכש תוך כדי תהליך הפיתוח, כשעוד לא ידוע איך ייראה המוצר הסופי.
יישאלו המון שאלות כגון:
- האם המכונית תשתמש בגלגלים שלה כדי לנוע מתחת למים?
- האם אלו יהיו גלגלים רגילים או גלגלים מלאים ללא אוויר?
- איך בדיוק נאטום את כל המכלולים של המכונית כנגד מים?
- האם נצטרך להחליף חלק מהמכלולים לכאלו שעמידים במים או שאיטום יספיק?
כל השאלות הללו יקבלו מענה בשלבי הפיתוח השונים.
אז איך נדע מה לקנות/ליצר ? ואיך לא נפספס ?
כל מי שחי את עולם החומרה או הרכש או שניהם, יודע שמספיק לשכוח או להתעכב עם רכיב קטן אחד… כדי לעכב פרויקט שלם!
וזה מה שאני כמנהלת פרויקט צריכה למנוע – עיכוב של פרויקט.
טבלת ה- HUM
במהות, ה- HUM זו טבלה פשוטה שמציגה את המכלולים ותת המכלולים במכונית מול השימושים הצפויים, כלומר הניסויים הבאים.
אנחנו מתכננים באופן דינאמי איזה חלקים נצטרך לכל ניסוי. למה דינאמי? כי בכל רגע יכולים להחליט על שינוי תצורה ובמקרה הזה יש לעדכן את הטבלה מיידית ולעדכן את הרכש על המשמעויות: ביטול הזמנות, יציאה לרכש חדש, פסילת מלאי עקב שינוי תצורה וכו'. אנחנו כל הזמן צריכים לעקוב אחר הרכש.
כזכור לרכש אין עץ מוצר שהוא מתעדכן מולו והרכש עובד מול פרוייקטים נוספים וצריך לספק שירות טוב לכולם. לכן, אנחנו מנהלים את עצי המוצר הארעיים ואת המעקב אחרי הרכש. ולשם כך אנחנו בונים את טבלת ה HUM.
הנה דוגמה :
בטח יש לכם מלא שאלות מעיון בטבלה – וזה טוב.
כי המהות של הטבלה היא לא איך היא נראית אלא השאלות שהיא מעוררת לדיון מקצועי וקבלת החלטות בצוות הניהול של הפרויקט.
שאלות על תזמון יציאה לרכש:
למשל, מתי נכון לקנות את חומר הגלם לניסויים הבאים. עד שלא נעשה את סדרת הנסויים הראשונה שבה יקבע חומר הגלם של המכונית התת-ימית לא נדע איזה חומר נצטרך להמשך. האם זה בהכרח אומר להמתין עד לאחר ביצוע הניסויים?
במקרה זה יש להכניס למערכת השיקולים גם:
– זמני האספקה
– עלות החומרים
ניהול סיכונים:
אם הנחת העבודה שיש מגבלת תקציב וחומר הגלם לניסויים הבאים הוא יקר אז ההחלטה על הקניה תמתין לאחרי הניסוי הראשון.
אך אם זמן האספקה של אחד החומרים הוא ארוך, יתכן שכדאי לפרויקט לקנות ממנו בכל מקרה, אפילו אם לא יהיה בו שימוש, רק כי עלות החוסר לסדרה השניה פירושה עיכוב של חצי שנה בפרויקט, סיכון מאד משמעותי.
ומה לגבי חומרים זולים?
חומרי דבק ואיטום? בהנחה שמדובר על חומרים שעלותם זניחה ביחס לתקציב הפרויקט, כדאי לא לקחת סיכון ולרכוש מכמה סוגים, אפילו אם לא יעשה בהם שימוש. במקרים מסויימים אין טעם אפילו לערב בזה את הנהלת הפרויקט, כי הזמן שיושקע בהחלטה לא משמעותית עולה הרבה יותר מרכש מקביל של 1000 ש"ח…
שאלות מסוג כמות מול עלות
נניח שאלחד מחומרי הגלם יש כמות מינימום של הזמנה. לדוגמה מינימום הזמנה של מנוע תת ימי מותאם אישית לצריכינו הוא 3. אם המנוע הזה יבחר כחומר המוביל אחרי הניסוי הראשון יהיה מספיק חומר עבור עוד 2 מכוניות לסדרת הניסויים השניה. אך לא לכל ה- 4 המתוכננות.
האם זה אומר שכדאי ישר להזמין כמות של 5 = 4+1 ? לא בטוח, כי מנגד יכול להיות שהחומר הזה ייפסל ואז העלות של כל ה- 5 הלכה לפח .
במקרה כזה במידה והסיכון הכספי הוא גבוה, כדאי לערב את הנהלת הפרויקט ואת הצוות שמגבש את תוכנית הניסויים ולהציע לפצל את סדרת הניסויים השניה , לשני חלקים – כתלות בזמינות של החומר.
לכל רכיב בפרוייקט שלנו נצטרך להחליט על מדיניות הצטיידות בהתחשב בשלושת הגורמים:
זמן אספקה, מחיר וכמות מינימום.
ניהול תצורה
טבלת ה- HUM היא לא רק נייר עבודה של מנהל הפרויקט לצורך יציאה לרכש. הטבלה יכולה לשמש כבסיס לדיונים טכניים הנדסיים על תוכנית הניסויים, ועל התצורה העתידית של המוצר.
למשל, לפי מה נקבע מספר היחידות שיבדקו בכל סדרת ניסויי?
סדרת ניסויים מצריכה לרוב יציאה למקום מיוחד או ארגון של תנאי ניסוי מיוחדים (למשל, מתקן לבדיקות מתחת למים וכד'). אם כבר מארגנים ומשלמים על התשתית הזו ולפעמים מוציאים צוותים שלמים לימי ניסוי במקום רחוק, נשאלת השאלה איך נוכל למקסם את התועלת ולבדוק כמה שיותר מכלולים, כמה שיותר יחידות וכמה שיותר פיצ'רים במהלך ניסוי אחד.
ניהול הידע
אחד האתגרים בפרויקט פיתוח המשלב חומרה וקבוצות פיתוח ממספר דיסיפלינות הוא הסנכרון בין הקבוצות. כשיש שינוי בתצורה לניסוי, לא תמיד מעדכנים את אחרון המהנדסים/ות או המפתחים/ות.
טבלת ה- HUM יוצרת שקיפות ומסייעת ביצירת סנכרון גבוה בין הקבוצות, מה שנקרא
To be on the same page במובן המילולי של הביטוי 🙂
מניסיוני הרב בפיתוח פרוייקטים מורכבים אני יכולה להגיד לכם שסנכרון הקבוצות על המכלולים ותתי המכלולים הנדרשים הוא לא פשוט. אך אם המהנדס יכול בכל רגע נתון לדעת מה הגרסה האחרונה על ידי פתיחת טבלת ה HUM הבעיה הזאת נפתרת ברובה.
לסיכום
טבלת ה- HUM היא תחליף, "ממלאת מקום" לעץ המוצר שעדיין לא קיים בתקופת הפיתוח של מערכת מבוססת חומרה. קל מאד ליצור ולתחזק את ה- HUM וחשוב לתקשר אותה על בסיס קבוע לכל צוותי הפרויקט.
מנסוני, זהו כלי פשוט, אלגנטי וחזק שישדרג אתכם/ן מבחינה מקצועית ויביא הרבה שקט לפרויקט.
בהצלחה!
אשמח לסייע בבניית הטבלה ושימוש בה:
sharon.goldbart@gmail.com