מהי טרנספורמציה דיגיטאלית?
טרנספורמציה דיגיטאלית הינה המרת תהליכים קונבנציונאליים, שמרכיב האנושי בתפעולם הוא הדומיננטי (גם כשהם מבוצעים תוך שימוש במערכת המידע), לתהליכים המתופעלים ע"י מערכת המידע עצמה ותלותם בגורם האנושי מינימאלית.
תוצאות מהלך של טרנספורמציה דיגיטאלית בארגון יהיו:
- אוטומציה של פעולות שהיו בעבר ידניות
- ניתוב וקידום התהליך ע"י מערכת המידע
- זרימת מידע אוטומטית
- קישוריות וחיבוריות בין אלמנטים בתהליך
- תהליכים חכמים העושים שימוש בנתונים וחישובים מתקדמים
- מניעת כשלים והתראות מערכת על חריגים
חברה מובילה לייצור רהיטים התמודדה עם קושי בניהול שרשרת האספקה שלה. הקושי העיקרי היה שכל הזמנה והזמנה עוברת, מקבלתה ועד אספקתה, מסלול שונה ולא קבוע מראש.
בשל מורכבות התהליך ואי הסטנדרטיות שלו, הזמנות נפלו בין הכיסאות. בעלי תפקידים במחלקות שרשרת האספקה, התקשו לדעת איזה הזמנות מתינות לפעולה מצידם, ומה הפעולה שעליהם לבצע.
כדי לתת מענה לאתגר התפעולי, יושמה במערכת ה ERP של החברה לוגיקה חכמה, שתוצאתה – מערכת המידע מציגה לבעלי התפקידים איזה הזמנות ממתינות לפעלה מצידם ומה הפעלה הנדרשת כדי לקדם כל אחת מההזמנות הללו.
הלוגיקה מבוססת על מאפייני ההזמנה ופרמטרים שונים המתעדכנים במערכת תוך כדי זרימת ההזמנה בשרשרת האספקה.
מימין תרשים התהליך המורכב ומולו תרשים הפתרון הדיגיטאלי:
טרנספורמציה דיגיטאלית אינה מחשוב התהליך הקיים, כי אם עיצוב מחדש של תהליכי הארגון
(RE-engineering) תוך יישומם במערכת המידע וניצול היכולות של המערכות המידע להשגת תהליך מצוין תפעולית.
הדוגמה הבאה ממחישה את ההבדל בין מחשוב של התהליך קיים שגוי לבין המרת תהליך לתהליך חכם ודיגיטאלי ומצוין תפעולית.
חברת מצרפלס, חברה המייצרת ומשווקת צנרת מערכות ואביזרי השקיה לתחום החקלאות רצתה לייעל את תהליך הליקוט ולצמצם טעויות ליקוט.
הפתרון שאופיין בעזרת חברה המשווקת אפליקציית מסופונים היה:
- מעבר מליקוט ע"פ דף הזמנה, לליקוט הזמנה שתוצג במסופון. כלומר, דף הליקוט יופיע על המסך ולא כדף פיסי.
- שריון המלאי הנדרש להזמנה באמצעות מסופון ולא באמצעות עמדת מחשב.
רגע לפני יישום המהלך התבקשתי ע"י סמנכ"ל התפעול לתת חוות דעת מקצועית.
בסיור במחסן נגלה לעיניי שכל רצפת המחסן, לרבות שטחי המעבר בין המדפים, מלאה במשטחים מלוקטים חלקית. מנהל המחסן הסביר שמאחר והמלאי במחסן לא אמין ומאחר וקיים חוסר במוצרים רבים בשל מצוקה בשטח אחסנה, הם נאלצים ללקט פיזית מלאי קיים במחסן למשטח, וכשמתקבל פריט שהיה חסר להזמנה הוא מצורף למשטח ההזמנה. בשל חוסרים בפרטים רבים מספקים רבים השלמת ליקוט ההזמנה יכול לקחת שבועות רבים, ובכל הזמן הזה משטח ההזמנה מצוי על רצפת המחסן וחוסם את האפשרות לעבוד עם מלגזה ולנצל את המידוף לאחסנה בגובה. 
הפתרון המקורי של הכנסת מסופון שמשאיר את התהליך כמו שהוא יוצר השליה ראשונית שחל שינוי ושיפור אבל כמעט ולא עוזר בפתרון הבעיות העיקריות של המחסן. חוסר במלאי, אי אמינות מלאי, ריבוי הנגיעות במשטח מלוקט, וניצולת מחסן נמוכה (כי לא ניתן להיכנס למחסן עם מלגזה ולנצל את האחסון בגובה).
פתרון הטרנספורמציה הדיגיטאלית שיושם בסופו של דבר במצרפלס היה יישום מנגנון של שריון אוטומטי של מלאי המחסן להזמנה, וליקוט הזמנה רק כשכל המלאי עבורה קיים ומשוריין לה. מערכת המידע מייצרת משימת ליקוט רק כאשר המלאי זמין להזמנה וזמן המשלוח קרוב. השינוי במחסן הוא דרסטי:משטחים לא חוסמים עוד את רצפת המחסן ובשל כך קיבולת המחסן גדלה ב 60% ובעיית החוסרים שנבעה מחוסר בשטחי אחסון נפתרה.
החברה יישמה מהלכי טרנספורמציה דיגיטאלית נוספים בניהם: דיגיטציה של תכנון הייצור, דיגיטציה של תהליך תהליכי תכנון הצטיידות ורכש, וWMS הכולל בקרת העמסה ודיווח מסירה. 
דוגמא נוספת ליישום טרנספורמציה דיגיטאלית היא מחברת "ביוגל מעבדות גלעד", החברה מייצרת ערכות בדיקת אלרגיה לבעלי חיים לשוק המוסדי ואותן היא מייצאת ל 48 מדינות ברחבי העולם.
ביוגל צריכה להתחייב ללקוח לגבי תוקף המוצר שיסופק לו בשלב מתן הצעת המחיר ללקוח. כלומר היא צריכה לדעת מה תוקף חומרי הגלם שישתמשו בהם בייצור האצווה ללקוח ומכך לחשב את תוקף האצווה שהלקוח ייקבל. כל זאת בשלב הצעת המחיר.
לשם כך פותח בפריוריטי (ERP) מנגנון "שיריון זמני" של חומרי גלם מאצוות ספציפיות המיועדות לספק את ההזמנה שאנחנו מגישים עבורה הצעת מחיר. אז מחושב התוקף של המוצר שייוצר ללקוח. בעבר, התהליך הזה היה ידני ודרש 14 שלבי תהליך שצומצמו ל 4. הזמן שהארגון השקיע בכל הצעת מחיר ירד ל 50% וכמות הטעויות צומצמה משמעותית.
מטרת הדיגיטציה – השבחת ערך הארגון
טעות נפוצה היא למדוד את כדאיות או הצלחת יישום תהליך של טרנספורמציה דיגיטאלית רק ע"פ תרומת התהליך לחסכון בכוח-אדם. הטרנספורמציה הדיגיטאלית נועדה להשביח את ערך הארגון, וזאת היא עושה במגוון דרכים:
- חיסכון ויעילות תפעולית
- קיצור זמני אספקה
- העלאת תפוקה
- שיפור איכות המוצר והשירות
- הקטנת התלות בגורם האנושי
- שקיפות ניהול ובקרה
מדוע ארגונים בוחרים למקד טרנספורמציה דיגיטאלית דווקא בשרשרת האספקה?
טרנספורמציה דיגיטאלית נותנת מענה לאתגר של "העברות מקל" בתהליך באופן אוטומטי, יעיל, וללא נפילת "המקל" בין הכיסאות.
שרשרת האספקה בארגון המורכבת מחוליות (הזמנות, רכש, תפ"י, לוגיסטיקה, ייבוא/ייצוא ועוד), כאשר מידע עובר בין "החוליות" לאורך שרשרת האספקה. דיגיטציה של תהליך זרימת המידע בשרשרת יכולה לקצר את שרשרת האספקה, למנוע עצירות וטעויות בזרימת המידע ולהביא ערך רב לארגון. 
על מנת להשיג אופטימיזציה של שרשרת האספקה יש צורך בתכלול נתונים רבים בזמן אמת (למשל רמות מלאי, תאריך סיום פקודת ייצור, מועד אספקה צפוי מרכש, תאריך משלוח מכולה) – דיגיטציה מאפשרת קישוריות בין אלמנטים בתהליך, סנכרון מידע ותכלול הנתונים.
- בשרשרת האספקה המסורתית, תהליכי מטה ותפעול רבים הינם ידניים ולכן קיים פוטנציאל רב להתייעלות תפעולית ע"י יישום דיגיטציה בשרשרת האספקה.
- לביצועי השרשרת השפעה רבה על שביעות רצון לקוח – ולכן כדאי לארגונים למקד מאמצים בהשגת מקסימום יעילות ושליטה בשרשרת האספקה, וזאת תתאפשר באמצעות דיגיטציה.
מפתחות להצלחת ייישום טרנספורמציה דיגיטאלית
מחויבות ההנהלה לתהליך הינה תנאי הכרחי להצלחת המהלך והשבחת ערך הארגון.
תהליך יישום טרנספורמציה צריך להיות מובל ע"י גורם המתמחה באפיון תהליכי מצוינות חוצי ארגון, באפיון מערכת מידע ובהובלת שינוי בארגונים.
האם גורם זה יכול להיות חברת היישום? חברות היישום עוסקות ביישום, אפיון צרכים ליישום המערכת שלהן בתהליכי העבודה הקיימים או בשינוי קל. אבל לא באפיון re engineering ושינוי עומק של תהליכי הארגון להשגת מצוינות, ולבטח לא בשינויים בהגדרות אחריות וסמכויות בתהליך שלעיתים הם תנאי הכרחי להצלחה. ולכן הובלה והגדרת הצרכים צריכה להתבצע מי שזה מהות ומומחיותו והמנדט שלו בפרויקט. ביין אם זה מנהל מהארגון או יועץ חיצוני.על מנת ליישם טרנספורמציה דיגיטאלית, לרוב יידרש במקביל גם פרויקט של טיוב דאטה. למשל טיוב מאפייני פריט, מאפייני לקוח או ספק, עצי מוצר או מחירונים. מחויבות הארגון תהליך טיוב הדאטה הרלוונטי, שתהליך הדיגיטציה עתידי לעשות בו שימוש, היא תנאי להצלחת התהליך.
בחירת מערכת המידע הנכונה ביותר לצרכים ולתקציב הארגון וגוף יישום מערכת מקצועי, הן תנאי להצלחה. בבחירת חברת יישום חשוב להכיר ולבחון את בעלי התפקידים שיבצעו בפועל את היישום והפיתוח ולא להסתפק בהתרשמות מאיש המכירות.
מודל מומלץ ליישום תהליך טרנספורמציה דיגיטאלית בארגון
חברות שיישמו את המודל הבא הצליחו ליישם טרנספורמציה דיגיטאלית ולהשביח באמצעותה את ערך החברה:
- בחירת צוות פרויקט ומוביל פרויקט מומחה לטרנספורמציה דיגיטאלית
- אבחון וזיהוי בעיות השורש וגיבוש המלצות וחלופות פתרון
- קבלת החלטות מעצבות ע"י הנהלת החברה
- אפיון פתרונות תהליכיים ואפיון מערכת המידע בהתאם, התאמות נדרשות בהגדרות תפקידים.
- התנעת תהליך טיוב דאטה רלוונטי
- בחירת מערכות וחברות יישום
- סגירת אפיון טכני מפורט
- יישום/פיתוח, בדיקות קבלה, הדרכות והטמעה
לסיכום, הכנסה של מערכת מידע חדשה לארגון, לא תממש את הפוטנציאל להתייעלות וחסכון אלה אם כן יבוצע re-engineering של התהליכים כך שיהיו מצוינים תפעולית ודיגיטאליים. תהליך דיגיטלי מצוין תפעולית הוא תהליך שמערכת המידע מניעה, מבקרת, ומבצעת בו פעולות באופן אוטומטי. ארגונים שיישמו טרנספורמציה דיגיטאלית תוך אפיון ושינויי עומק של תהליכים הצליחו לייצר ערך אמצעות התייעלות תפעולית, העלאת התפוקה, קיצור זמני התגובה ושיפור איכות המוצר והשירות.
כתבה: קרן בר
יועצת לחדשנות תהליכית
נייד 054-5776588