מחלקת התפ"י היא לב ליבו של הארגון היצרני. שם מתבצעות התאמות הייצור להזמנות ותכנון המלאים למיניהן.

מה התפקידים העיקריים של מחלקת התפ"י:

1. טיפול בהזמנות הלקוח מהצד הלוגיסטי.
2. ניהול ומעקב אחר הייצור.
3. ניהול מלאי חומרי גלם ותוצ"ג
4. יצירת מערך דו"חות לגורמים רבים בארגון (דו"חות אקסלים, או בניה של הזנת מערכות BI)

טיפול בהזמנות לקוח – מהזמנת לקוח ועד השלמת ההזמנה

זהו התפקיד העיקרי של התפ"י ואני אנסה לפרט ולהסביר אותו עבור ארגונים מסוגים שונים:

ארגונים פרוייקטאלים

ארגון פרוייקטאלי הוא ארגון שבו הזמנה שנכנסת מותאמת ספציפית לדרישת הלקוח. לדוגמה הזמנה של חלק מתכתי עם מידות ספציפיות שהייצור צריך להתאים עבורו, תהליך ייצור על מחרטה או CNC ובדר"כ יכלול מספר שלבי ייצור שונים שהפריטים יעברו. דוגמה נוספת, קלה יותר, היא הזמנה של שולחן מנגר במידות ספציפיות.

• • מה עושה התפ"י בארגון מסוג זה:
    • אישור ההזמנה – בחינה האם הזמנת לקוח חדשה שנכנסה עומדת בסטנדרטים שהייצור מסוגל לטפל בהם (מוגדר מראש). כלומר, אם הוגדרו פיצ'רים או מידות שהייצור לא מסוגל לטפל בהן לפי הגדרות שנקבעו מראש אז צריך לדחות את ההזמנה או להעביר אותה לטיפול מיוחד.

 

• • • 

      ניתוב ההזמנה – הגדרת שלבי הייצור הנדרשים לצורך ביצוע ההזמנה (בהתייעצות עם מנהלי הייצור השונים, אם צריך).

    • שיבוץ ההזמנה לייצור בהתחשב בכל ההזמנות שהתקבלו לפניה וממתינות לתורן. במקרים רבים התפ"י משבץ לפי FIFO (First in first out) אבל במקרים רבים יש אילוצי זמנים שבהן הזמנות מסויימות מקבלות עדיפות על הזמנות אחרות וצריך לתקן את השיבוצים של ההזמנות הקודמות.
    • פתיחה של פקודות ייצור למחלקות השונות – פקודת הייצור, שבמרבית המקרים היא פעולה מיחשובית מייצרת את ההנחיה למנהלי הייצור השונים של מה בדיוק נדרש מהם לעשות עבור כל שלב שהם אחראים עליו. במקרה של ארגון פרוייקטאלי הפקודה תכיל בדר"כ שרטוטים שונים והגדרות מדוייקות של מה הלקוח ביקש ברמת מחלקת הייצור הספציפית. פקודות העבודה יקצו בדרך כלל גם חומרי גלם ספציפיים להזמנה.
    • מעקב אחר ההזמנה (נפרט בהמשך) כדי לוודא שהיא לא "נתקעת" באחת המחלקות.
    • מתן תאריך צפוי לאספקה. בארגונים שונים התפ"י גם ידאג לשבץ את ההזמנה על משאית אספקה שתביא אותו ללקוח.

ארגונים עם מוצרים מוגדרים מראש (ארגוני מק"טים)

הכוונה לארגונים שהלקוח מזמין מק"ט ספציפי. זה יכול להיות מק"ט שלקוחות נוספים מזמינים (ככה זה בדר"כ) או מק"ט שמיועד רק ללקוח הספציפי (אבל זה לא הפעם הראשונה שהוא מזמין אותו).

• • התפ"י יקבל את ההזמנה במחשב ויעבור את השלבים הבאים:

    

    • הקצאת מלאי תוצ"ג – במידת האפשר הוא ייקצה מלאי תוצ"ג (תוצרת גמורה) ללקוח. כלומר אם קיים מלאי, הוא יסמן במחשב שהמלאי הזה מיועד להזמנה הספציפית הזאת, תהליך זה צריך להיות אוטומטי אבל לא תמיד הוא כזה בפועל.

 

 

 

• תכנון אצוות יצור – במידה ואין מלאי התפ"י יתחיל לתכנן אצוות ייצור. אצוות ייצור היא הייצור של כמות מסויימת של יחידות/ק"ג ממק"ט מסויים בזמן מסויים. (אצוות הייצור מאפשרת חזרה אחורה בזמן ומציאת כל הפרטים הרלוונטים לגבי אצוות הייצור כגון: איזה מכונות ספציפיות יצרו אותה, מי היה המפעיל שלהם, איזה דגימות איכות נלקחו ועוד ועוד). תכנון אצוות הייצור אמור להכיל את כל ההזמנות הרלוונטיות למק"ט שאותו אנחנו רוצים לייצר + השלמת מלאי התוצ"ג בהתחשב בכמות הפסולים הצפויה לאורך כל התהליך. בנוסף לכך התפ"י יתחשב בפרמטרים נוספים כגון מינימום גודל אצוות ייצור למכונה (לא ייצרו אצוות קטנות מדי על מכונה כי זה פוגע ביעדי היעילות), הלחץ שקיים על צווארי הבקבוק, זמני האספקה הרצויים, לדוגמה אם הלקוח הזמין 1000 יחידות לחודש הזה ועוד 1000 יחידות לעוד 3 חודשים, בדר"כ לא נייצר את ההזמנה המאוחרת כדי לא לאחסן את התוצרת במשך חודשיים שלושה עד לאספקה. מצד שני אם הזמין 1000 יחידות לעכשיו ועוד 1000 לעוד שבועיים, יכול להיות שכדאי לייצר כבר עכשיו את כל ה 2000 ובכך לייעל את הייצור, ועוד המון אילוצים שהתפ"י נדרש לעמוד בהם בעת תכנון האצוות (למשל חומרי גלם ועוד).

• • • תכנון לו"ז הייצור – למתי לשבץ לייצור את האצווה שנוצרה ועל איזה מכונות/מחלקות.
• שחרור פקודות עבודה לייצור – הוראה למחלקות הייצור לייצר מוצר מסויים.
  • • מעקב אחרי הייצור – האם מתקדם לפי תוכנית העבודה ובמקרה הצורך לבצע התאמות לתוכנית בהתאם לאילוצי הייצור (לדוגמה מכונה לא עובדת).
    • לוודא שהזמנות נסגרות, כלומר החומר נשלח ללקוח. לצערי, לא כל מחלקות התפ"י מיישמות את השלב הזה והוא לפעמים מתבצע כאשר הלקוח מתקשר ושואל מה קורה עם ההזמנה שלו. מחלקת תפ"י טובה כוללת את הפעולה הזאת כחלק שוטף מהתהליך.

ניהול ומעקב אחר הייצור

התפ"י אחראי על בניית תוכניות העבודה של הייצור ועל המעקב אחרי ביצוע תוכנית העבודה. תוכניות העבודה נבנות בדר"כ כתוכניות לכל מחלקה בייצור שאחראית על שלב בתהליך. התפ"י מבצע, בדר"כ את השלבים הבאים בעת תכנון הייצור:

1. בניית אצוות ייצור כפי שצויין למעלה.
2. בניית תוכניות עבודה ותזמון הייצור –

   

   התפ"י בונה את תוכניות הייצור. ברמת המחלקה או ברמת המכונה (באותה מחלקה יכולים להיות מכונות שיכולות לבצע עבודות שונות, כלומר לא כל מכונה יכולה להריץ כל מק"ט). לפעמים מדובר בפאזל שהתפ"י צריך לתכנן טוב על מנת להקטין זמני SETUP בין אצוות ייצור (לדוגמה שיבוץ אצוות "מלכלכות" מאותם חומרים אחת אחרי השניה על מנת לחסוך את הצורך של ניקיון מקיף בין האצוות). לפעמים מכונות שונות מסוגלות לבצע רק חלק מהמק"טים ולא את כולם, למכונות שונות יש מהירויות שונות ולפעמים אצווה גדולה משובצת רק על מכונה מהירה כאשר אצוות קטנות מופנות למכונות האיטיות יותר. לפעמים אנחנו מנסים לאזן את קווי הייצור כך שלא יהיו מכונות מאד עמוסות וכאלו שרעבות לעבודה. במידה ומחלקת התפ"י מספיק טובה, היא תוכל גם לשנות עדיפויות בתוכנית העבודה לפי העומס במחלקה הבאה. זה דורש הרבה יכולת תכנון, אבל זה אפשרי. עוד פוסטים על תכנון הייצור ניתן לקרוא כאן.

3. פיקוח ייצור:
   • מעקב אחרי התקדמות התוכנית. התפ"י תכנן קצב התקדמות מסויים והוא צריך לעקוב אחרי התקדמות הייצור ולראות שאין עיכובים והייצור עובד לפי העדיפויות שנקבעו.
   • במקרה של תקלות 'התפ"י נדרש להגיב במהירות ולהתאים את תוכניות הייצור. מחלקת תפ"י טובה, עוקבת אחרי תקלות הקורות בהמשך הקו ומתקנת את תוכנית הייצור של המחלקות הקודמות.

לדוגמה, ארגון שנדרש לייצר חלקים מסויימים ב CNC ולאחר מכן לשלוח אותם לאחת ממחלקות הציפויים ומשם למחלקת האריזה. מוצר X מיוצר ב CNC והולך למחלקת ציפויים א' שעושה מגוון מסויים של ציפויים ואילו מוצר Y מיוצר ב CNC והולך למחלקת ציפויים ב' שעושה ציפויים אחרים לגמרי ומשם שני המוצרים מגיעים לאריזה. נניח שבמחלקת ציפויים א' קרתה תקלה והיא תושבת לשבוע הקרוב. אם לא נשנה את תוכנית הייצורת אזי מוצר X ייוצר לפני מוצר Y אבל אז הוא יגיע למחלקת ציפויים א' וימתין שם שבוע עד שתתוקן התקלה. מחלקת האריזה שנמצאת בהמשך קו הייצור, לא תקבל חומר ולמעשה תושבת. אם נחליף את תוכנית הייצור כך שנייצר את מוצר Y קודם, אז מחלקת ציפויים ב' תוכל להמשיך את תהליך הייצור ולספק עבודה למחלקת האריזה. אני מתאר את התהליך באופן פשוט, אבל במציאות התהליך הזה לא פשוט לזיהוי וטיפול.

ניהול מלאי חומרי גלם ותוצ"ג

במרבית הארגונים, התפ"י גם מנהל את הייצור וגם את המלאי.

• ניהול מלאי תוצ"ג – חלק גדול מהארגונים מחזיק מלאי שוטף של מוצרים (תוצרת גמורה) שאותו הוא מספק ללקוחותיו. לכל ארגון יש מגבלה של מקום מבחינת אחסון, לפעמים מגבלה של איכות מבחינת זמנים שמלאי יכול להשאר במחסן ועוד מגבלות. התפ"י, מתכנן כמה חומר הוא מעוניין להחזיק מכל מק"ט תוצ"ג על מנת שלא יהיה חוסר ללקוח שביצע הזמנה. לא לכל המוצרים יהיה מלאי מוגדר מראש, ובוודאי נחזיק כמויות שונות לכל מק"ט. שיקולים נוספים בניהול מלאי תוצ"ג הוא מלאי של מרלו"גים שונים (מרכזים לוגיסטיים). כלומר יהיה לנו מלאי שנחזיק במחסן הצמוד לרצפת הייצור (המחסן המרכזי) ויהיו לנו מרלו"גים שונים בארצות שונות שכל אחד מהם מחזיק כמויות מלאי שונות. הייצור ממלא את המחסן המרכזי והמחסן המרכזי ממלא את המלאי במרלו"גים השונים. עם קצת תכנון התפ"י יוכל לתכנן את עיתוד המלאי לא רק במחסן המרכזי אלא בכל המערכת.
• ניהול מלאי חומרי גלם – ללא חומרי גלם הייצור מושבת. חומרי גלם כמו תוצ"ג מוגבלים בכמות האחסון שעומדת לרשות המפעל. לכן, צריך לתכנן היטב כמה מלאי להחזיק, מתי להוציא הזמנה נוספת לספק ולטפל במצבים בהם צפוי מחסור בחומרי גלם. זהו תהליך לא פשוט שניתן לקרוא עליו באחד הפוסטים כאן. תכנון החומר מתבצע על סמך תחזיות מכירה שניתנות לתפ"י או על סמך נתוני העבר. בדר"כ שילוב של השניים הוא שילוב מנצח. תכנון חומר טוב ויעיל הוא אחד מאבני הייצור של ארגון יצרני.

דו"חות ומידע מהתפ"י

התפ"י הוא מרכז העצבים של מחלקת הייצור והלוגיסטיקה.

המידע שהתפ"י מייצר ומנתב מכיל המון המון פרטים. מחלקות אחרות, כמו מחלקות המכירה והשיווק, מחלקת הכספים ואפילו המנכ"ל והסמנכ"לים למיניהן צריכות לקבל המון מידע שמיוצר למעשה בתפ"י. כדי שהן תוכלנה להשתמש בו המידע צריך לעבור תהליכי סיכום למיניהם על מנת להתאים לכל משתמש את המידע שהוא צריך.

התהליכים הללו היו ידניים ברובם (כלומר אקסלים רבים) אבל בעשור האחרון נכנסו הרבה מערכות BI. מערכות אלו בשילוב הגדרות מדוייקות של המשתמש+התפ"י יכולים לייצר את הדו"חות הללו באופן אוטומטי ולהוריד הרבה נטל מאנשי התפ"י.
להערכתי, בארגונים בינוניים ומטה, התהליך הזה עדיין לא הושלם ולכן הוא עדיין חלק לא קטן מעבודת התפ"י.

 

תפקידים במחלקת התפ"י:

מנהל/ת התפ"י – הוא האחראי על כל פעילות התפ"י. בדרך כלל הוא זה שיילך לישיבות תיאום מול כל המחלקות האחרות. במידה וזה אפשרי מנהל התפ"י יעסוק יותר זמן בבנייה של כלי עבודה ובפיקוח על התוצרים של התפ"י ופחות בעבודה השוטפת (כמובן שזה לא יקרה במחלקה של 1-2 אנשים).

מעתד/ת מלאי (Inventory planner) – זהו תפקיד שמייעד איש צוות מהתפ"י לעסוק בתכנון המלאי (תוצ"ג וחומרי גלם), במעקב אחרי האספקות השונות ובתאום מול הרכש.

מתכנן/ת ייצור – או בשמו הרגיל: איש תפ"י 🙂   תפקידו לעשות את כל הפעולות שרשמתי למעלה העוסקות בתהליך של הפיכת הזמנת לקוח לאצוות ייצור ומעקב אחרי ביצועה. איש התפ"י בדרך כלל יעסוק בתוכניות ייצור, פתיחת פקודות עבודה, פתרון בעיות עקב תקלות וכו'.

מתכנן/ת אספקות – במקרים שבהם יש פעילות של צי משאיות והרבה לקוחות, יידרש אדם נוסף שעוסק בתכנון של איזה הזמנה תעלה על איזה משאית ומה יהיה הנתיב של אותה משאית.

מתכנן/ת ביקושים – זהו תפקיד נדיר יחסית שמיועד עבור ייצור תחזית הביקושים שלפיה מתכנני המלאי והייצור יכולים להעריך מה הם הולכים לייצר בחודש, רבעון ואפילו החציון הבא. בדר"כ מתכנן ביקושים יהיה רק בארגונים גדולים.

לסיכום

כאמור מחלקת התפ"י היא הלב של כל ארגון ייצרני.

כל המידע מתנקז למחלקה מכל מחלקות הייצור, הזמנות הלקוח, הזמנות הרכש (חומרי גלם), והתחזיות של המכירות והשיווק.

בדר"כ יעבדו בה מהנדסי תעשיה וניהול או הנדסאי תעשיה וניהול אך במקרים אחרים יכול עבוד בה כל אדם עם הגיון בריא ויכולת ללמוד.

העבודה בתפ"י בדרך כלל אינטנסיבית מאד ודורשת הרבה משאבי קשב.

מצד שני מחלקת תפ"י טובה, בדרך כלל יודעת לתכנן מספיק טוב כך שאין טלפונים לאחר שעות העבודה ונשמר האיזון של בית/עבודה.

אם יש לך שאלה, הערה או הצעה , אשמח שתרשמו כאן בתגובות או תשלחו לי אימייל:

גל מירום : theplanningmaster@gmail.com

 

אשמח מאד אם תיכנסו לעמוד הפייסבוק של tapi.blog ותוסיפו לייק כדי שאחרים יוכלו להגיע לדף הזה.