להלחם בבירוקרטיה – מציאת פעולות ללא ערך בתוך תהליכים -NVA (חלק 1)

 NVA = No value added (Non valuable activity)

אחד התפקידים העיקריים של מהנדסי תעשיה וניהול בכל התחומים הוא שיפור תהליכים על מנת לקדם מצויינות תפעולית.

בפוסט זה ננסה לאתר פעולות מיותרות בתהליך ופעילויות שניתן לצמצם משמעותית.

נלמד איך לזהות תהליכים שלא נותנים ערך ונלמד איך לטפל בהם.

על מנת להיות אפקטיביים, אני אמעיט מאד בהגדרות ונלמד בעיקר דרך דוגמאות. בפוסט הזה 2 דוגמאות ובפוסטים הבאים דוגמאות נוספות ובסוף גם ה"איך" לעשות את זה.

מה זה תהליך?

תהליך הוא רצף של פעולות שנותנות לנו תוצאה מסויימת.

לכל תהליך יש בדרך כלל לקוח פנימי או חיצוני. כלומר מישהו שצריך את המוצר או השירות שהתהליך נותן.

מה זאת פעולה שלא נותנת ערך?

פעולה שלא תורמת לערך שהלקוח מקבל מהתהליך. זה נשמע טיפה מוזר, אבל חכו לדוגמאות.

מרבית הפעולות (בעיקר הבירוקרטיות) לא נותנות ערך ללקוח ולכן ברגע שמזהים אותן ניתן לצמצם אותם משמעותית.

תחשבו על גט טקסי שהצליחו להזמין לנו מונית בלחיצת כפתור או על אמזון שנותנת לך כפתור שכתוב עליו שם אבקת הכביסה האהובה עלייך. כאשר נגמרת האבקה לוחצים על הכפתור בלי להכנס למחשב ותוך יום יומיים מקבלים את הסחורה. כמה פעילויות היו בתוך התהליכים הללו עד שהפכו אותם ללחיצת כפתור?

דוגמאות לתהליכים:

1. שם התהליך: בדיקות במעבדה –

לקוח פנימי או חיצוני שולח דגימה לבדיקה ומצפה לקבל את התוצאות של הבדיקות (במקרה הזה נעשה רק 2 בדיקות לכל דגימה), רצוי כמה שיותר מהר.

1. המטרה שלנו – לקצר את הזמן שהלקוח ממתין לתוצאה ולהגדיל את קיבולת הבדיקות של המעבדה.
2. פעולות שהלבורנט במעבדה יעשה:
   1. רישום הבדיקות הדרושות  ביומן הבדיקות
   2. הכנסת הדגימה לתור הבדיקה הראשון
   3. ביצוע הבדיקה
   4. רישום התוצאה
   5. הכנסת הדגימה לתור הבדיקה השניה
   6. ביצוע הבדיקה
   7. רישום התוצאה
   8. בדיקה של הלבורנט שכל הבדיקות שהוזמנו אכן נעשו
   9. כתיבת התוצאות הסופיות ביומן המעבדה וחתימת הלבורנט
   10. כתיבת התוצאה בפלט עבור הלקוח
   11. יידוע הלקוח על כך שהתקבלו תוצאות (לפעמים מתעלמים מהצעד הזה אבל זה יוביל להארכת זמן הבדיקה כפי שנחווה על ידי הלקוח)
3. מיון הפעולות לבעלות ערך ללקוח ולחסרות ערך ללקוח:
   1. נותנות ערך: פעולות 3 ,6 , 10 ואולי 11 (את הלקוח מעניין רק שנעשתה בדיקה ומה התוצאה שלה)
   2. חסרות ערך ללקוח, כל השאר!  כל השאר לא רלוונטיות ללקוח אם הן נעשו או שלא נעשו. הן חלק מנהלי המעבדה, הן חלק מ"צורת העבודה המקובלת" אבל מעשית הן לא תורמות כלום ללקוח.
4. איך משפרים תהליך כזה?
   1. הוצאת חלק מהפעולות לגורמים חיצוניים שאינם חלק מהתהליך של הלבורנט. דוגמאות:
      1. אם הלקוח יכניס בעצמו את רשימת הבדיקות באמצעות מסוף, ברקוד, שידור ממערכת המידע שהוא עובד עליה. אזי לא נצטרך את הפעולה הראשונה. הבדיקה עדיין תרשם ביומן המעבדה אבל על ידי תשדורת מהלקוח ולא על ידי הלבורנט.
      2. פעולות 4 ו 7 יכולות להתבצע על ידי מכשיר הבדיקה בעצמו באמצעות ממשק בין המכשיר למערכת המידע. ולא נדרשת התערבות הלבורנט
      3.  גם פעולה 8 מיותרת בתנאי שמערכת המידע מנהלת את הדגימה. המערכת יודעת אם יש לה את כל התוצאות הרצויות היא לא צריכה את הלבורנט
      4. המערכת יכולה גם לשלוח SMS וכך אנחנו מייתרים גם את פעולה 11
   2. מיקבול – עשיית חלק מהפעולות במקביל לאחרות
      1. בדרך כלל אין סיבה שדגימה תעבור את הבדיקות בטור ולא במקביל. אם אנחנו מקבלים דגימה גדולה מספיק (שניתן לחלק אותה) או לחילופין מבקשים מהלקוח להביא מספר דגימות קטנות מראש למעבדה אזי אנחנו יכולים לנהל כל בדיקה במקביל. תור ארוך של בדיקה מסויימת לא תשפיע על הבדיקות האחרות.
   3. ביטול פעולות – בדרך כלל קשה לאתר פעולות שניתן לבטל אבל אני מבטיח לכל מי שקורה את הפוסט הזה שיש הרבה מאד פעולות בכל תהליך שניתן לבטל בכלל. התנאי לכך הוא שנבין למה אנחנו צריכים בכלל את הפעולה ואת מי היא משרתת. במקרה שלנו פעולה מספר 9 היא מיותרת. המערכת יכולה לדעת מי הלבורנט שבודק את הדגימות על ידי ה user name שהוא משתמש בו כדי להכנס למחשב של מכשיר הבדיקה. לאחר סיום כל הבדיקות המחשב יפיק לבד את פלט הבדיקות עם או בלי שם הלבורנט. התוצאה יכולה לעבור גם באופן אלקטרוני כך שאפילו לא נדרשת פעולת הדפסה.
5. סיכום: במרבית המעבדות שאני פגשתי בחיי המקצועיים מתבצע התהליך המורחב כפי שתארתי למעלה. אבל מה קורה בקופת חולים? בקופת חולים הם יישמו בדיוק את התהליכים שהזכרנו בסעיף הקודם:
   1. הרופא מזין את הבדיקות שהוא רוצה ולא הלבורנט או פקידת הקבלה במעבדה כפי שהיה בכבר.
   2. הדגימות יוצאות במקביל ומכונות הבדיקה רושמות את התוצאות במערכת המידע.
   3. הלקוח מקבל את המידע לגבי התוצאות בתוך אתר האינטרנט או האפליקציה ובדרך כלל הוא יקבל SMS גם כן אוטומטית כדי להגיד לו שהתוצאות מוכנות.
6. אז למה לא כל המעבדות עובדות ככה:
   1. "כי ככה תמיד עבדנו"
   2. "זה יקר מדי לשנות"
   3. "אף פעם, אף אחד לא הציע לעבוד אחרת"
7. לסיום:
   1. בדרך כלל לא מדובר בעלות פיתוח גדולה. הבעיה היא בדרך כלל באיפיון נכון ולא בעלות הפיתוח.
   2. ניתן להראות החזר עלויות מהיר מאד בכך שניתן לחסוך בלבורנטים על ידי כך שהלבורנטים יתעסקו בדברים המעניינים עבורם והחשובים עבורנו וזה ביצוע הבדיקה עצמה באופן תקין.
   3. הקטנת זמן התשובה לא תמיד נחשבת כיתרון תחרותי אך ברוב המעבדות תשובה מהירה תוביל כמעט בוודאות ליתרון תחרותי/הקטנת כמות פסולים/ייצוב מהיר של תהליכי הייצור.
   4. והכי חשוב, הלקוח הפנימי או החיצוני יוצא יותר מרוצה כי הוא מקבל את התוצאות שלו מהר יותר.

2. שם התהליך: עיתוד מלאי של פריטים זולים

הכוונה היא לתהליך שבו אנחנו קונים פריטים כמו ברגים, דבק, גומיות פשוטות למכונות, ניירות שיוף ואפילו ציוד משרדי.

1. המטרה שלנו – הקטנת זמן הטיפול בכל הזמנות הרכש הרבות עבור מגוון הפריטים הרב שיש בכל ארגון ואין לו משמעות כספית. אנחנו רוצים בעיקר לפנות את מעתד המלאי.
2. פעולות :
   1. מחסנאי מזהה שחסר לו חומר
   2. מבקש ממתכנן המלאי (Planner) להזמין לו חומר
   3. מתכנן המלאי מתכנן איזה כמות חומר להזמין ומוציא דרישה לרכש
   4. פקיד/ת הרכש מבקש/ת הצעות מחיר לפריט
   5. לאחר בחירת הספק פקיד/ת הרכש מאשר/ת את ההזמנה
   6. ההזמנה עוברת לאישור נוסף של מורשה כזה או אחר
   7. לפעמים התהליך כולל גם אישור של הממונה על הבקרה התקציבית (לוודא שלא חרגנו מהתקציב, השלב הזה מתקיים בארגונים שאין להם ERP מסודר).
   8. ההזמנה נשלחת לספק
   9. פקיד/ת הרכש פותח תעודת קבלה
   10. הספק מביא את הסחורה למחסן ומספק תעודת משלוח
   11. המחסנאי מאשר את קבלת הסחורה (כמות ואיכות בסיסית) מול תעודת הקבלה
   12. המחסנאי מעביר את התעודה החתומה לפקיד/ת המחסן שמזינ/ה אותה למחשב
   13. המלאי מתעדכן

אני עוצר כאן, ולא מוסיף את כל נושא החשבוניות. התהליך למעלה הוא התהליך המלא של עיתוד מלאי (לא מתוכנן). בארגונים שונים מתנהלים פעולות שונות ובהתאם לבשלות הארגון חלק מהפעולות שלמעלה כבר בוטלו.

3. מיון פעולות: כאן קשה להחליט מי בדיוק הלקוח. הלקוח הוא מי שצריך את הפלט של התהליך. לכן, במקרה הזה, הלקוח יהיה הייצור/האחזקה שצריכים מלאי זמין להם כאשר הם זקוקים לו.

3.1 פעולות נותנות ערך:

פעולה 1 (זיהוי החומר החסר, בהנחה שלא ניתן לנהל מלאי מדוייק על ברגים, דבקים וכו'), פעולה 11 קבלת החומר ועדכון המלאי (וכמובן פעולה 10 שהיא המשלוח של החומר מהספק)

3.2 חסרות ערך: כל שאר הפעולות לא תורמות כלל ללקוח של התהליך שכאמור הוא הייצור/אחזקה שצריכים את החומר זמין במחסן

4. איך מטפלים בתהליך כזה?

4.1 סטנדטיזציה של פעולות – בואו נבחן כל שלב בתהליך וננסה להבין איזה מידע חדש מופק ממנו והאם בכלל צריך את המידע הזה. לצורך הפשטות של ההסבר אני אבחר פריט של בורג שמאוחסן בתוך מגירה.

4.11 זיהוי המלאי החסר – אמרנו שזאת פעולה בעלת ערך אבל עדיין אפשר לעשות אותה פשוטה. ננהל 2 מגירות עם אותו מלאי, אחת סגורה ואחת שממנה צורכים את החומר. כאשר החומר מסתיים במגירה אחת עוברים למגירה השניה ומזמינים חומר חדש.

4.12 כמה להזמין – בתוך כל מגירת מלאי נוסיף פתק מבורקד עם מספר המק"ט והכמות בכל מגירה. לא צריך להטריד את ה planner מזמינים את הכמות על הפתק.

4.13 פעולות מיותרות של אנשי הרכש  – ניתן להחליט על ספק קבוע לפריטים מהסוג הזה. הספקק ייבחר אחת לשנה על סמך מכרז (באופן הזה יש סיכוי שנקבל גם מחירים הרבה יותר נמוכים). מכיוון שיש לנו את הפריט שאנחנו צריכים להזמין, אנחנו יודעים את הכמות, אנחנו יודעים מי הספק ונניח שיש לנו מספיק יתרה תקציבית לפריטים מהסוג הזה, הרי שיש לנו את כל המידע הנדרש להוציא הזמנת רכש. אם כך, נניח שמחסנאי מעביר את הנייר המבורקד שהוא מצא במגירה שהמלאי שלה הסתיים. עכשיו, אנחנו יכולים לפתוח לו בו במקום הזמנת רכש ללא צורך בשום חתימה ושום בקרה (את הבקרות אנחנו נעשה בצורה אחרת, ראה בהמשך). הזמנת הרכש יכולה להשלח אוטומטית לספק ותעודת קבלה יכולה להפתח אוטומטית.

4.14 פעולות מיותרות של אנשי המחסן – המחסנאי יכול לאשר את קבלת הסחורה על ידי סריקת הבר קוד של הפריט שיכול להיות על תעודת המשלוח של הספק. המערכת תבדוק האם קיימת תעודת קבלה עבור החומר. זאת אומרת שלא ניתן יהיה לקלוט חומר שלא יצאה עליו הזמנה. במידה והמחסנאי לא יירצה לשנות כמויות המערכת תאשר קבלה של הכמות הקבועה שהוזמנה והמלאי יתעדכן מיידית.

4.15 בקרות – אחת לרבעון/חציון מוודא ה planner שהכמויות הקבועות לא צריכות להשתנות ושהכמויות המוזמנות לא חורגות מנורמה מסויימת שעלולה להרים דגל.

4.2 ביטול של פעולות – למי שהוא יותר אמיץ ועובד בחברה עם ראש פתוח אני מאד ממליץ על שיטת מחלק הלחם שמאפשרת לספקים שלכם למלא לכם את המלאי בלי שאתם יודעים שחסר לכם מלאי. ניתן לקרוא על זה בפוסט הזה.

5. סיכום: פעמים רבות אני פוגש ארגונים שמייצרים אין סוף ניירת/הקלדות ובירוקרטיה עבור תהליכים שאין להם משמעויות כספיות או ארגוניות. תתארו לכם 300 פריטים מהסוג שתיארתי שכל חודש/רבעון מזמינים עבורם חומר. כמה אנשים צריכים לעבוד כדי לייצר אפס תועלת ללקוח של המחסן ותתארו לכם כמה זמן לוקח לעשות את כל הפעולות הללו . פגשתי לא פעם ארגונים עם כמויות גדולות של פלנרים, פקידי מחסן ואנשי רכש כאשר רובם עוסקים בזוטות. לכל האנשים הללו יש מנהלים וכולם עובדים קשה מאד כאשר רק בחלק קטן מהעבודה שלהם הם יוצרים ערך אמיתי לארגון.

6. אז למה זה לא משנים את התהליכים:

6.1 "אי אפשר לעשות את זה, נאבד שליטה על המלאי"

6.2 "אנשים יעשו מה שהם רוצים ויהיה בלאגן"

6.3 "רק אנשי הרכש מורשים לחתום על הזמנות"

7. לסיום: אני יכול להגיד לכם שאני עבדתי בחברה ישראלית בבעלות אמריקאית, חברה ציבורית. לאחר כשנה שעבדתי בחברה, כמעט כל הפריטים (בהתחלה מאות ואח"כ אלפים) נוהלו בצורה דומה למה שתארתי כאן וזה היה בשנת 2001 לפני המון המון שנים. אפילו לפני שנכנסו מסופונים למחסן. ניתן לקרוא על חלק מהתהליכים בפוסט הזה.

בכל פעם שעסקתי בייעול מחסנים פגשתי אין ספור פעולות מיותרות שהפילו על אנשי המחסן. פעולות שפעם היה בהם הגיון אולי, אבל מזמן הפכו ללא רלוונטיות. אנשי המחסן הם בדר"כ מאד מאד ממושמעים ומסודרים ולכן מהם לא מגיעים בדרך כלל ההצעות להקל עליהם.

 

סיכום:

זה היה הפוסט הראשון בסדרת פוסטים שמטרתו לעזור לנו לאתר פעולות מיותרות בתהליכים. כאמור אני בחרתי להציג לכם תהליכים אמיתיים ומתוכם להבין את המשמעויות של פעולות מיותרות. בפוסטים בהמשך אני אציג עוד דוגמאות ובסוף גם את התהליך המסודר למציאת הפעולות המיותרות (תרשימים וכו').

אני אשמח מאד אם תוסיפו לייק למאמר, זה ייתן לי מוטיבציה להמשיך ולייצר את הפוסטים הנוספים.

אם יש לכם הערות, שאלות או תגובות אנא שילחו אותן לגל מירום:

ThePlanningMaster@gmail.com

 

 

 

 

פוסט זה נועד לשמש כחומר ומידע למהנדסי תעשיה וניהול ולכל מי שאוהב תעשיה וניהול

פוסט זה תומך במצויינות תפעולית בייצור