מדדי משאבי אנוש (HR KPI)

משאבי אנוש הם חלק קריטי מהארגון. כל ארגון מגדיר קצת שונה את המחלקה. אני אניח שמחלקת משאבי אנוש אחראית על: איכות הגיוסים, עוסקת בהשארת עובדים טובים בארגון, ניהול קורסים, מעקב אחר הסמכות ורענונים וכמובן שכר.

אני מתנצל מראש שבפוסט זה אני רק אחשוף את קצה הקרחון בכל הנוגע לפעילות המחלקה. במידה ויהיו תגובות חיוביות אני אעלה בהמשך מדדים נוספים.

מחלקת משאבי אנוש היא בעיקרה מחלקה שנותנת שירותים למחלקות האחרות ולכן המדדים לא תמיד משקפים את איכות העבודה של משאבי האנוש. מטרת המדדים היא להראות את המדדים הרלוונטים למשאבי האנוש בארגון באופן כללי ולא בהכרח כחלק מיעדי המחלקה עצמה.

1. אחוז תחלופת עובדים כלל ארגוני

1. תאור קצר: כמה עובדים עזבו את הארגון לחלק לתקן העובדים
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (גבוהה), הנהלת המפעל (גבוהה), הנהלה זוטרה (בינונית)
3. תאור: תחלופת עובדים גדולה גוזלת הרבה משאבים מהארגון. כל עובד חדש צריך לגייס, להדריך (לפעמים חודשים רבים), לאפשר לו לטעות (ותוך כדי זה לייצר נזק שעובד מנוסה היה נמנע ממנו) ולגזול הרבה זמן ניהול יקר שנועד לוודא שהעובד אכן מוכשר לביצוע העבודה שלו ושהוא אכן מתאקלם בארגון. עובד שעזב או פוטר יוצר "חור" במערכת שצריך למלא בעובד חדש. ארגונים רבים משקיעים זמן ומשאבים רבים על מנת לשמר עובדים טובים ולא לקלוט עובדים שלא יחזיקו זמן רב בארגון. שיפור בתהליכי הגיוס ושיפור בתהליכי שימור העובדים מאפשר להקטין משמעותית את אחוז תחלופת העובדים. לכן, זה הופך למדד מספר אחת של מחלקת משאבי האנוש בארגון.

איך מחשבים אחוז תחלופת עובדים?

מספר העובדים שפוטרו או התפטרו בתקופת זמן לחלק לתקן העובדים בתקופה הזאת.

 

בגרף לעיל ניתן לראות אחוז גבוה מאד של תחלופת עובדים עם החמרה שנתית שמגיעה לשיאה ב 2015. לאחר מכן ככל הנראה התבצע שינוי ואחוז עזיבת העובדים החל לרדת אבל הוא עדיין גבוה מאד.

טעות נפוצה – יש לשים לב שאחוז התחלופה של 20% לא אומר ש 20% מהעובדים התחלפו. פעמים רבות עובדים חדשים עוזבים ולפעמים גם אלו שיבואו אחריהם. לדוגמה במחלקת ייצור יש 9 עובדים, אחד העובדים עזב, אחר התקבל במקומו , הוא לא התאים ובא אחר במקומו שגם כן עזב. ביחד עזבו 3 אנשים מתוך תקן של 9 שזה 33%. בסוף רק תפקיד אחד החליף עובדים וכל השמונה האחרים נשארו אותו הדבר.

2. אחוז תחלופת עובדים במחלקות הייצור/מחלקות פיתוח

1. תאור קצר: כמה עובדים ממחלקות הייצור/פיתוח  עזבו את הארגון לחלק לתקן העובדים במחלקות הייצור/פיתוח
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (גבוהה), הנהלת המפעל (גבוהה), הנהלה זוטרה (גבוהה)
3. תאור: מדד זה מחושב כמו המדד הקודם אבל הוא ממוקד במחלקות הייצור או הפיתוח. מחלקות אלו מועדות לתחלופה גדולה יותר של עובדים וחשיבותם לארגון קריטית. החשבון הוא אותו החשבון רק שאוכלוסיית העוזבים והתקן מצטמצמים למחלקות הייצור (או מחלקות הפיתוח אם זה ארגון פיתוח).

3. ימי העדרות – כלל מפעלי/ מחלקות ייצור

1. תאור קצר: כמות ימי היעדרות לפי קטגוריות עיקריות + %היעדרות מסה"כ ימי עבודה.
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (גבוהה), הנהלת המפעל (בינוני), הנהלה זוטרה (נמוכה)
3. תאור: ימי היעדרות הם חשובים מ 3 סיבות עיקריות:
   1. הם עולים הרבה כסף לארגון
   2. הארגון מפסיד את התפוקה שהעובד היה צריך לספק לו.
   3. עליה במספר ימי מחלה יכולה להעיד על התמרמרות בקרב העובדים.

הגרף מראה בחלקו התחתון את ימי העדרות האבסולוטיים (כלומר כמה ימים בפועל דווחו כימי מחלה/תאונה). בחלקו העליון ניתן לראות את מספר הימים האלו כאחוז מסך ימי התקן שכלל העובדים היו אמורים לעבוד (נועד להשוות בין חודשים שבהם היו חופשים או פחות ימי עבודה).

אנחנו מציגים את הגרף הזה עם התמקדות במחלקות הייצור על מנת שנוכל לראות האם במחלקות הללו יש בעיה מיוחדת.

4. ממוצע וותק עובדים

1. תאור קצר: ממוצע וותק עובדים
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (בינונית), הנהלת המפעל (בינונית), הנהלה זוטרה (נמוכה)
3. תאור: וותק העובדים מייצג את "הגיל" של הארגון. מספר גבוה מציין שהעובדים נוטים להשאר זמן רב בארגון. באופן תאורטי אם לא נשנה את כוח האדם בארגון אזי המדד יצמח באחד בכל שנה. ירידה של המדד מציינת עזיבת עובדים או במקרה הטוב, יציאת עובדים לפנסיה. מדד הוותק מאפשר להנהלה ולמשאבי האנוש להבין את המגמה ולהסיק ממנה את המסקנות הרלוונטיות לאותו ארגון. 

5. שעות עבודה חריגות

1. תאור קצר: מספר עובדים שחרגו מ 60 שעות עבודה שבועיות
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (בינונית), הנהלת המפעל (בינונית), משאבי אנוש  (גבוהה)
3. תאור: בישראל מותר לעבוד לא יותר מ 60 שעות עבודה שבועיות. עובדים מסוימים (בעיקר עובדי משמרות שממלאים מקום) חוצים את קו ה 60 שעות. מכיוון שהעבודה מעל 60 שעות ללא אישור היא לא חוקית, צריך הארגון לעקוב אחר מספר ההפרות שעלולות לקרות בכל שבוע. המספר בסוף צריך לרדת לכיוון האפס, אחרת הארגון עלול להיות חשוף לקנסות ממשרד העבודה או לתביעות משפטיות (במידה ולאחד העובדים תהיה תאונת עבודה).

6. ניתוח עזיבת עובדים

1. תאור קצר: חלוקת עזיבת עובדים לפי זמן ולפי היוזם
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (בינונית), הנהלת המפעל (בינונית), משאבי אנוש  (גבוהה)
3. תאור: עזיבת עובדים נחשבת בדרך כלל לבעיה שהארגון צריך להתמודד איתה. אם העובדים עוזבים מרצונם זה עלול להיות כתוצאה מכך שהארגון לא מספיק אטרקטיבי בשבילם. אם יש הרבה פיטורים שלא במסגרת הקטנת מצבת כוח האדם אז זה אומר שיש בעיה בתהליך הגיוס או בעיה ניהולית. לכן, חשוב לראות את התמונה הכוללת של עזיבות עובדים ואת זה ניתן לראות בגרף אחד. אם מספר העובדים העוזבים בארגון הוא מאד נמוך אז ניתן להציג גם ברמה הרבעונית או החצי שנתית.

7. ייתרות חופשה

1. תאור קצר: ימי החופש שכל העובדים זכאים להם
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (בינונית), הנהלת המפעל (נמוכה), משאבי אנוש  (גבוהה)
3. תאור: ימי החופשה מופיעים בצד ההתחייבויות במאזן של החברה. זאת הסיבה שכל ארגון משתדל להשגיח על המספר הכולל ולעודד אנשים להשתמש בחופשה שלהם. 

שעות ושכר

8. עלות שכר + עלות שכר ליחידת תפוקה (כלל מפעלי ומחלקות ייצור)

1. תאור קצר: עלות השכר החודשית הכוללת מול עלות שכר ליחידת תפוקה
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (גבוהה), הנהלת המפעל (גבוהה), הנהלה זוטרה (נמוכה)
3. תאור: הגרף יתאר לנו את עלות השכר החודשית הכוללת ונוכל לדעת אם המגמה היא עלייה בשכר הכולל או ירידה. העלות שכר ליחידת תפוקה תאפשר לנו לראות את הנתון של השכר בהקשר הנכון. בגרף המצורף ניתן לראות שהשכר עולה ברוב הרבעונים ואולם השכר לטון יורד זאת מגמה טובה. יש לשים לב שאם המגמה של השכר לטון דווקא עולה יכול להיות שהמפעל מייצר מוצרים מסובכים יותר שעליהם הארגון גובה פרמיה גבוהה יותר. 

ועכשיו נציג את אותו הגרף רק על מחלקות הייצור. המדד של עלות שכר ליחידת תפוקה הוא הכי רלוונטי במחלקות הייצור כי הוא מנטרל בונוסים ותוספות כוח אדם במחלקות השיווק, מכירות ההנהלה , הפיתוח וכו'. בגרף שלמטה ניתן לראות גידול אטי בהוצאות השכר במחלקות הייצור ותוך כדי כך ירידה משמעותית בעלות לטון. 

9. שעות עבודה ליחידת תפוקה

1. תאור קצר: מספר שעות עבודה לייצור של יחידת תפוקה
2. מי משתמש בזה (חשיבות): הנהלה בכירה (גבוהה), הנהלת המפעל (גבוהה), הנהלה זוטרה (נמוכה)
3. תאור: מספר שעות העבודה שנדרשים לייצור של יחידת תפוקה (טון, מ"ר, אלפי מוצרים, מספר שורות קוד, או כל ערך אחר שמעניין את הארגון). אנחנו מציגים את הנתונים ב 2 גרפים: כלל הארגון והחלק שעוסק באופן ישיר בייצור. שעות העבודה של החלק העוסק באופן ישיר בייצור אמורים לעלות ולרדת בהתאם לכמות הייצור הנדרשת. לא תמיד זה קורה בגלל שלא כל המוצרים הם באותה רמת סיבוכיות ובגלל הסכמי עבודה שונים. הגרף של כלל הארגון מראה לנו האם הארגון התרחב מאד ועוד ועוד שעות מועמסות לכל יחידת תפוקה.

דרך נוספת לראות את הנתונים היא ברמה השנתית, אז ניתן לראות את המגמה:

זהו, עד כאן להיום, אני מאד אשמח אם תרשמו לי תגובה או תשלחו לי מייל ל:

גל מירום : theplanningmaster@gmail.com

 

 

 

הפוסט הזה הוא חלק מכלי העבודה האפשריים למהנדסי תעשיה וניהול העוסקים ב KPI