פוסט זה הוא הראשון מסוגו בבלוג הזה, מטרתו להציג case study או סיפור מקרה. אני מאמין שמסיפורים כאלו כולם יכולים ללמוד. מיועד למהנדסי תעשיה וניהול העוסקים בניהול מלאי או מצויינות תפעולית ולכל אדם אחר שאוהב את הנושאים הללו.

עיתוד פריטי מלאי בעלי ערך כספי נמוך

תאור הבעיה

בארגון שעוסק בבניית מכונות רפואיות מסובכות ישנם מק"טים רבים מאד בעץ המוצר. אם נחלק את הפריטים לקבוצות לפי הערך שלהם נמצא שכ 5% מהפריטים הם פרטי A כלומר בעלי ערך גבוה מאד. פריטים אלו מנוהלים כמעט באופן ידני בהסתמך על תחזיות.

כ 20% אחוז הם פרטי B כלומר פריטים בעלי ערך נמוך יותר, אבל לא ערך זניח. פריטים אלו היו מנוהלים כפרטי מלאי על ידי מערכת ה MRP ובעזרת תחזיות ניתן היה לנהל אחריהם עיתוד מלאי כמעט אוטומטי על ידי אישור המלצות רכש. הבעיה שהיתה לארגון הייתה עם ה 70-80 אחוז מהפריטים שהיו פריטים חסרי ערך כמעט אבל היה עדיין צורך לנהל אותם באופן שאף פעם לא ייחסר. פריטים אלו יכלו להיות: מקלות אוזניים ששימשו למריחת דבק, מדבקות, ברגים, כפפות חד פעמיות, דבק פלסטי, דבק מגע, ועוד כל מיני פריטים שהיו חלק חשוב מהייצור אך העלות שלהם הייתה כמעט זניחה. הארגון ניהל את קבוצות B ו C כפרטי מלאי שהוזמנו לפי המלצות מערכת ה MRP ונופקו לפק"ע באמצעות Backflush  בעת סגירת פק"ע. המשמעות של Backflush היא שבזמן סגירת פק"ע בייצור מנופקים לה אוטומטית כל פרטי הבנים שלה בעץ לפי היחס שכתוב בעץ. לדוגמה: אם אנחנו מייצרים מכונית, אז בעת הדיווח על סגירת פק"ע עבור 2 מכוניות שייצרנו המערכת תנפק אוטומטית 8 צמיגים לפקודת העבודה (תחת ההנחה שבעת הייצור הורכבו 4 צמיגים לכל מכונית)..

שיטת ה Backflush עובדת מצויין עם פרטי A ו B אבל ממש לא עם פרטי C. כמה מקלות אוזניים למריחת דבק צריך כדי להדביק 1000 יחידות? כמה כפפות חד פעמיות צריך? כמה מדבקות צריך בהנחה שבקו הייצור הם לא תמיד מצליחים להדביק מדוייק בפעם הראשונה?

התוצאה היתה שהמלאי של פרטי C היה תמיד לא תקין ופעם אחרי פעם הייצור נתקע ללא פריטים חסרי ערך ממש. לכאורה, ניתן היה להחזיק כמויות גדולות מכל פריט אבל המחסן היה מחסן קטן יחסית וגם כמויות גדולות נגמרות מתישהו ונוצר צורך לדעת מתי להזמין כמות חדשה וכמה.

בשלב הזה הארגון הגיע למסקנה שהוא זקוק ל planner נוסף. אני הצטרפתי לארגון וכל מק"טי קבוצת  C הוצמדו אלי. בחודשים הראשונים הייתי עסוק כל היום בכיבוי שריפות, תמיד היו חסרים פריטים, כל הזמן היינו צריכים לאפס מלאים במערכת המידע. בכל רגע נתון לא היה לי מושג כמה מלאי קיים במפעל וגם לא היה לי מושג כמה מלאי אני צריך. זמני האספקה של מרבית הפריטים היו 24-48 שעות אבל חלקן הוזמנו מחו"ל עם זמני אספקה של ימים עד שבועות.

הפתרון

על מנת להגיע לפתרון טוב צריך לרכז את הנתונים שיש לנו כדי לייצר דרך פעולה:

1. ישנם עשרות או מאות פריטים שנדרשים לייצור והם בעלי ערך כספי אפסי יחסית.
2. יש לנו מחסן לא גדול מדי
3. אין לנו דרך לדעת כמה חומר אנחנו הולכים לצרוך, אבל אנחנו יודעים כמה חומר קנינו בעבר.
4. ה backflush ניפק ממחסני הייצור הקדמיים (תאי אחסון קטנים שקופים) ותמיד יצר שם אי התאמה בין המלאי בפועל למלאי במחשב.

כדי למצוא פתרון אנחנו צריכים לחשוב על האופי שלו ולהתחשב בתנאים הבאים:

1. אסור לנו שלא יהיה חומר זמין במחסני הייצור.
2. הערך של חומר מקבוצה C הוא נמוך מאד אבל בכל זאת צריך להופיע בתמחיר כאשר אנחנו מחשבים את העלות של המכונה.
3. אנחנו צריכים פתרון פשוט, לא ניתן לדרוש מכל עובד בייצור לדווח צריכה של חומר.
4. אנחנו צריכים לחשוב גם על העברות בין המחסן המרכזי למחסני הייצור הקדמי.
5. אנחנו לא חייבים לנהל מלאי במחסני הייצור הקדמיים (תחת האילוץ של סעיף 2).

בניית הפתרון

1. איך נדאג שבמחסני הייצור הקדמיים יהיה חומר?
   • נשתמש בשיטת המגירה הכפולה, כלומר בעבור כל פריט נחזיק 2 תאים שמחזיקים את אותו החומר. תא אחד הוא לשימוש שוטף ומהתא השני מתחילים לקחת חומר רק לאחר שהתא הראשון התרוקן (בתא שממנו אסור לקחת יש שלט קטן שניתן להעביר אותו). בשיטת המגירה הכפולה אנחנו דואגים שלמחסן הייצור תמיד יהיה חומר שיספיק לו לפחות למספר ימים בהתאם לצריכה של הפריט. כמעט בכל רגע נתון יש לפחות כמות של מגירה שלמה אחת על רצפת הייצור.
2. איך המגירות הריקות מתמלאות?
   • פעם ביום עובר מחסנאי מהמחסן המרכזי במחסני הייצור ורושם את כל המק"טים שנגמר בעבורם החומר במגירה או שהחומר במגירה עומד להגמר. ביום למחרת אותו מחסנאי יביא כמות מדוייקת של מגירה אחת למחסן הייצור. בצורה הזאת, המחסנאי נדרש לעבור רק פעם אחת בכל מחסן ייצור. בכל פעם הוא יירשום את המק"טים החסרים (היום ניתן לבצע את זה בעזרת ברקוד ומסופון) וימלא את החומר החסר מהיום הקודם.
3. איך מוודאים שאין חוסר במחסן המרכזי?
   • הכמות בכל מגירת ייצור אמורה להספיק למספר ימים או יותר. במחסן הראשי אנחנו מחזיקים בכל פעם כמות שאמורה להספיק לנו למילוי של 2 מגירות לפחות. במקרה של חומר עם זמן אספקה של יומיים (מקומי) אין צורך להחזיק בכמות של יותר מ 2 מגירות במחסן המרכזי. בכל פעם שאנחנו מעבירים חומר למחסן הייצור אנחנו נעביר כמות מדוייקת של מגירה אחת. מערכת ה MRP תזהה ירידה מתחת למלאי ביטחון ותחולל אוטומטית המלצה לדרישת רכש וכך המחסן המרכזי יכיל רוב הזמן כמות של 2 מגירות לפחות.
4. איך רואים את מחסני הייצור במערכת המחשב?
   • אנחנו מעלימים את מחסני הייצור ממערכת המחשב. במקום לבצע העברה בין מחסנים, אנחנו מבצעים פעולת ניפוק של חומר מהמחסן המרכזי למרכז עבודה. באופן הזה, החומר מנופק מהמחסן המרכזי והוא שומר על מלאי תקין.
5. איך החומר שמנופק למרכז העבודה נכנס לתמחיר?
   • לכל פריט מהסוג שעליו אנחנו מדברים יש עלות ליחידה. בכל תקופת זמן (לדוגמא רבעון או שנה) אנחנו מחשבים את כל הניפוקים שעשינו למרכז העבודה ומחלקים למספר המוצרים שייצרנו באותה תקופה. המספר שמצאנו יהיה עלות התקן שאנחנו נוסיף לעלות הפק"עות.
6. איך ומתי מזמינים חומר נוסף למחסן המרכזי?
   • ה Planner שאחראי על המק"טים הרלוונטים מריץ בכל יום ריצת MRP על הפריטים הללו, כאשר הם יורדים מהמלאי ביטחון שנקבע להם (מינימום של כמות שנכנסת למגירה) המערכת ממליצה על הזמנת רכש. אגב, ריצת MRP נקודתית כזאת לוקחת דקות ספורות לכל היותר.

התוצאה

לפני הפעלת השיטה שתיארתי כאן עבדתי 13 שעות ביום (כן, אז זה היה חוקי:)). כל יום רדפתי אחרי השריפה הבאה. אחרי הפעלת השיטה הספיקו לי 20 דקות ביום לנהל את כל הפריטים, ולא היה לי מקרה אחד של חוסר. במשך הזמן התווספו עוד ועוד פריטים לטיפולי ולכולם מצאתי פתרונות מערכתיים כך שעדיין זמן הטיפול במלאי נשאר 20 דקות (ריצת MRP + אישור הזמנות רכש).

המעבר ממצב אחד לשני לוקח זמן מכיוון שצריך לקבוע את הכמויות שאנחנו רוצים להחזיק במחסני הייצור (ולהתאים את גודל המגירה הרלוונטי) ואת הכמות שצריך להחזיק במחסן המרכזי. כמובן שכמויות אלו מושפעות בין השאר מזמן האספקה של החומר. חומרים המוזמנים מחו"ל עם זמן אספקה גבוה יחסית נצטרך להחזיק בכמות גדולה יותר.

הנה סיכום של התהליך בתרשים:

מקווה שאתם אוהבים את הפורמט הזה של case study.

אשמח מאד אם תשאירו לי תגובה

ניתן גם לשלוח במייל לגל מירום : theplanningmaster@gmail.com

הפוסט הזה הוא חלק מכלי העבודה האפשריים למהנדסי תעשיה וניהול העוסקים בעיתוד מלאי