זוכרים את הפעם הראשונה שהגעתם לארגון חדש? המון אנשים עם המון בעיות. לוקח שבועות כדי להבין מי נגד מי ואיפה כדאי להתחיל.

על מנת לקצר את התהליך הזה נכתב הפוסט הזה שהוא הפרק הראשון במדריך למהנדס תעשיה וניהול שהגיע לארגון חדש.

 

ארגון יצרני הוא מערכת מורכבת. סביר להניח שיש יותר מבעיה אחת לפתור, יש לבטח הרבה מאד סימפטומים. כאשר ניגשים לניתוח הגורמים והסיבות לבעיות נתקלים בסבך של יחסי גומלין המשפיעים זה על זה. סלט שלם! אז מה עושים, מהיכן מתחילים?

תחשבו על זה כמו רופא שצריך לאבחן את הבעיה העיקרית מול הבעיה המשנית, את המחלה מסכנת החיים מול הגירוד המציק יותר אך אינו מאיים על חיי המטופל.

כך גם אנחנו, מהנדסי תעשיה וניהול – נדרשים ראשית לפזר את הערפל והאבק, לזהות מבין שלל הסימפטומים והתלונות שנישמע – מה מעיד על בעיה אקוטית, ומה על בעיה יותר שולית (גם אם היא נשמעת בקול רם).

מטרת הפוסט הזה להיות מעין " מורה נבוכים" לאיש/אשת תע"ונ החדשים בארגון. זה פוסט שונה מעט משאר הפוסטים בבלוג , כיון שהוא עוסק באבחון ומפנה לפוסטים שעוסקים בפתרון הבעיות . הפוסט הזה יעזור לכם לענות על השאלה – מהיכן עלי להתחיל.

אז שנתחיל?…

אבחון הבעיות העיקריות בארגון

נתחיל בהגדרת פונקציית המטרה שלנו  :

1. לעזור לארגון למכור יותר מוצרים
2. לעזור לארגון למכור מוצרים יותר רווחיים

את הבעיות בארגון ננסה לפתור כאשר אנחנו כל הזמן מסתכלים על 2 המטרות שלמעלה ביחד או לחוד.

הפתרון לבעיות שעונות על התנאי הזה יכילו בתוכם תשתיות מידע, שינוי תהליכים, פתרון בעיות טכניות, שינויים פיזיים, פעולות ייעול למיניהן ועוד. אנחנו לא סתם פותרים בעיות, אנחנו פותרים בעיות עם זיקה לאחד או יותר מ 2 המשפטים למעלה.

אם ננסה למיין את כל הבעיות שעונות על התנאי למעלה נמצא שהם מתנקזות ל 4 תחומים עיקריים:

 

בדרך כלל נוכל לשפר את כל אחד מהמימדים הללו אבל תמיד חשוב שנדע לתעדף בין המימדים כדי שנדע איפה להשפיע הכי הרבה.

לפעמים נצטרך להבדיל בין: "הכי חשוב לארגון", "הכי חשוב לבוס שלנו" ו"הכי חשוב לבעלי תפקידים אחרים" בארגון. תפקידכם בעת הכרת הארגון להבין מה באמת הארגון צריך, גם אם בסוף תבנו תוכנית עבודה שתעסוק במה שהבוס רוצה 🙂

איך לדעת לאבחן מה הכי חשוב לארגון?

אנחנו צריכים להבין מה באמת חסר לארגון כדי להתקדם במכירה של כמות גדולה יותר או במחיר גבוה יותר. אנו עושים זאת על ידי הקשבה לאנשי המכירות ואנשי התפעול.

 

• אני אתאר את הסימפטומים ואת התפיסות המתארות כל בעיה, במפגשים שלכם עם אנשי המפתח תצטרכו להתנהג כמו בלשים ולחפש את הביטויים המתארים את הבעיה.
• חפשו את הבעיה שהפתרון שלה יתן לנו מקסימום ערך ביחס לפונקציית המטרה שלנו.

 

אז בואו נתחיל:

1. שיפור תפוקות

המטרה כאן היא להעלות תפוקות של הארגון על מנת שניתן יהיה למכור יותר תוצרת באותו מחיר.

 

איך יישמעו השיחות עם אנשי המפתח (מודגשות המילים החשובות יותר):

מכירות –

1. "אנחנו יכולים למכור עוד המון, זה נמכר כמו לחמניות טריות, אבל לא מצליחים לספק לי את החומר"
2. "אנחנו צריכים כל הזמן לתעדף משלוחים בין הלקוחות כי התפעול לא מספק לנו את החומר בזמן"
3. "אנחנו מתחייבים ללקוחות על זמן אספקה והמון פעמים נאלצים להתנצל ולהגיד שנאחר"

תפעול –

1. "ההזמנות נכנסות בגלים ואנחנו לא מצליחים לעמוד בהן"
2. "אנחנו כל הזמן על הקצה. אם מכונה מתקלקלת למשך יום יומיים אנחנו עוברים לרצף של הזמנות שאנחנו מפספסים"
3. "המכירות רוצים הכל ומהר ואנחנו הופכים את הייצור ללא יעיל כשאנחנו עובדים במנות קטנות"
4. "זמני הסאטאפ שלנו הולכים וגדלים"
5. "יש לנו המון מוצרים, קשה לדעת מה להחזיק במלאי וכמה בתוצ"ג/חו"ג  "
6. "אין לנו מספיק זמן מכונה כדי לעשות אחזקה מונעת"

 

על סמך משפטים מהסוג הזה, נגיע למסקנות הבאות:

1. אם היתה עוד תפוקה היינו יכולים למכור יותר מוצרים 
2. מכונות במפעל כמעט אף פעם לא מושבתות בשל מחסור בהזמנות

אם הגענו למסקנות הללו, נסמן לעצמנו שהבעיה העיקרית , היא  הצורך בהגדלת תפוקות.

 

• לפוסט בנושא הגדלת תפוקות לחצו על התמונה הבאה:

2. הורדת עלויות

המטרה היא להוריד את העלות ליחידת מוצר (יחידה/ק"ג/טון וכו').

 

 

 

 

 

איך יישמעו השיחות עם אנשי המפתח (מודגשות המילים החשובות יותר):

מכירות –

"זה שוק של מחיר, היינו מוכרים הרבה יותר אם היינו מורידים מחירים"

"אנחנו יקרים מול היבוא"

"אנחנו מוכרים טוב, אבל ברווחיות מאוד נמוכה, כי זה המחירים בשוק"

תפעול –

"כל הזמן אומרים לנו להצטמצם"

"כל הוצאה נבחנת בשבע עיניים ולא מאשרים לנו הרבה, רק כשממש חייבים"

"לפעמים מרוב צמצומים, אנחנו מבזבזים המון"

על סמך משפטים מהסוג הזה, נגיע למסקנות הבאות:

1. הורדת העלויות יביאו באמת לעלייה במכירות/יותר לקוחות
2. שיפור הרווחיות ישנה משמעותית את מצב הארגון

אם הגענו לאחת המסקנות הנ"ל, אזי זוהי משימה קריטית אם לא, אז המשימה תהפוך להיות משימה שגרתית של הורדת עלויות

לפוסט בנושא הורדת עלויות לחצו על התמונה הבאה:

3. הורדת זמני אספקה

המטרה כאן היא לשפר זמני אספקה על מנת לצמצם פער מול המתחרים או על מנת ליצור יתרון משמעותי בשוק.

 

 

 

איך יישמעו השיחות עם אנשי המפתח (מודגשות המילים החשובות יותר):

מכירות –

"אנחנו נורא איטיים, המחיר שלנו טוב, המוצר טוב אבל לוקח לנו המון זמן לספק מול המתחרים"

"אם היינו יכולים לספק את המוצר שלנו הרבה יותר מהר מהמתחרים, היינו יכולים לקחת על זה פרמיה (כלומר למכור במחיר יותר גבוה)"

"קשה להתחרות מול הייבוא, אבל אם היינו יותר גמישים ומספקים מעכשיו לעכשיו, היינו יכולים לנצח אותם בשוק"

"אנחנו צריכים לייצר ערך מיוחד ללקוח כדי שהוא יבחר בנו על פני הייבוא. אולי לספק יותר מהר?"

תפעול –

" כל הזמן ההזמנות מאחרות והמכירות בוכים לנו על זה"

"אנחנו לא מצליחים לספק את רמת השירות שאנחנו רוצים, ללקוחות שלנו"

"אנחנו עובדים כמו מכבי אש כל הזמן מכבים שריפות, אי אפשר לעבוד ככה"

" המנכ"ל והמכירות לוחצים עלינו לעשות הכל יותר מהר אבל קורה בדיוק הפוך כאשר אנחנו מנסים לכבות את כל השריפות"

 

על סמך משפטים מהסוג הזה, נגיע למסקנות הבאות:

1. הפיגור שלנו אחרי זמני האספקה של השוק באמת פוגע בנו וזה לא תרוץ למחסור במכירות.
2. הורדה משמעותית בזמני אספקה (לדוגמה בחמישים אחוז) תיצור לנו יתרון תחרותי בשוק.

איך מורידים זמני אספקה?

הורדת זמני אספקה היא אחת המשימות היותר מסובכות. נדרשים, בדרך כלל, המון פעולות מערכתיות ולכן כאשר היא נעשית באופן מוצלח היתרון על פני המתחרים הוא משמעותי והכי חשוב, למתחרים לא קל לחקות את התהליכים.

לפוסט בנושא הורדת זמני אספקה לחצו על התמונה הבאה:

שיפור האיכות

המטרה:  לטפל בבעיות איכות במוצרים שלנו שגורמים להחזרות מלקוחות או לחילופין לא מאפשרים לנו להתקדם בסולם הערך ולהציע את הסחורה שלנו במחיר יותר יקר.

 

 

 

 

איך יישמעו השיחות עם אנשי המפתח (מודגשות המילים החשובות יותר):

מכירות –

"המוצר שלנו ממוצע מינוס ולכן אנחנו מתחרים בחלק התחתון של השוק מול כל האחרים ששוחטים את המחיר"

"אנחנו לא מצליחים להחזיק לקוחות לאורך זמן, כי כל הזמן יש בעיות איכות וללקוחות נמאס"

"אם משהו לא ישתנה פה באיכות, הלקוחות יברחו"

"אם היינו כמו חברה XXX אז היינו יכולים למכור במחירים שלהם, אבל הם נתפסים כהכי טובים בשוק ואנחנו…."

"כל הזמן אנחנו מקבלים תלונות מלקוחות, הרבה מהן חוזרות על עצמן, אבל הארגון שלנו לא לומד מהם כלום"

תפעול –

"רוצים מאיתנו כל הזמן לעשות הכי בזול, לא נותנים לנו כלי עבודה ואחר כך בוכים שאנחנו מייצרים באיכות נמוכה"

"כשאתה מכניס חומר זבל, אתה מקבל חומר זבל"

"הפיתוח מתכנן מוצרים בלי קשר לכמה מסובך לייצר אותם"

"מחלקת האיכות מתעסקת בבקרת איכות במקום למצוא לנו פתרונות לשיפור"

 

על סמך משפטים מהסוג הזה, נגיע למסקנות הבאות:

1. העלאת רמת האיכות תוביל באמת לגידול בכמות המכירות
2. שיפור האיכות יאפשר העלאה של מחיר המכירה

איך משפרים את האיכות כבעיה קריטית?

כזכור אנחנו לא מחלקת האיכות, אבל אם זאת הבעיה העיקרית שלנו אנחנו צריכים להכנס לכובע של ארגון ושיטות ולבנות תהליכים וכלים.

לפוסט בנושא שיפור האיכות לחצו על התמונה הבאה:

סיכום 

בפוסט הזה למדנו שלכל ארגון ישנן בעיות תפעוליות שנופלות בדרך כלל בתחומים הבאים:

1. הגדלת התפוקות
2. הורדת עלויות
3. הורדת זמני אספקה
4. שיפור האיכות

למרות שהסימפטומים של הבעיות יכולים להיות דומים הפתרון הוא שונה. לכן, דרוש אבחון נכון.

בשלב הראשון אנחנו צריכים להבין מה באמת חסר לארגון כדי להתקדם במכירה של כמות גדולה יותר או במחיר גבוה יותר. את זה, כאמור, אנחנו עושים על ידי שיחות אבחון עם אנשי המכירות ואנשי התפעול.

מה בהמשך?

1. לחצו על אחד הלינקים מהרשימה למעלה על מנת לקרוא על הפתרונות של כל סוג בעיה.
2. נצטרך לבנות תוכניות עבודה כדי להתחיל תהליכים מקביליים עם אנשים שונים

 

בהצלחה בתהליכי האבחון!

אשמח לשמוע על הצלחות ואתגרים שלכם באבחון הבעיות השונות.

רוצים פוסט על נושא מסויים שמעניין אתכם?
שלחו לי בקשה במייל ואני מבטיח להתייחס. במייל או בפייסבוק (אשמח אם תוסיפו "לייק" בפייסבוק אם אהבתם)

המייל שלי:

גל מירום    theplanningmaster@gmail.com